Avant de pouvoir organiser un congrès avec succès, vous devez connaître les objectifs stratégiques généraux de l’organisation hôte avant de commencer à travailler sur la logistique de base des réunions. En utilisant vos objectifs stratégiques, vous pouvez planifier efficacement la manière d’attirer les participants que vous souhaitez, choisir le bon lieu, sélectionner les meilleurs orateurs et développer les équipements et activités les plus attrayants.
Définir vos objectifs stratégiques
Les objectifs d’une organisation pour un congrès ne sont pas toujours les mêmes que ceux du participant au congrès. Découvrez les raisons pour lesquelles l'organisation a organisé la convention. Il peut s'agir d'attirer et de fidéliser des membres, de générer des bénéfices, de fournir aux membres du conseil et des comités un avantage en vacances ou de générer une publicité médiatique pour l'organisation.
Définissez votre plan tactique
Une fois que vous connaissez vos objectifs stratégiques, définissez vos objectifs tactiques pour les atteindre. Ceux-ci peuvent inclure le choix de séminaires et de conférenciers pour attirer des types de participants spécifiques, l'organisation d'un salon professionnel générant des revenus, l'ajout d'activités pour les conjoints visant à accroître l'assiduité, l'organisation d'activités sociales telles qu'un tournoi de golf ou une croisière fluviale, l'organisation d'un banquet de remise des prix ou l'organisation d'un vote annuel. les membres. Votre plan marketing doit inclure les stratégies de publicité, de relations publiques, de promotion et de médias sociaux visant à promouvoir la convention.
Planifier le budget
Déterminez les objectifs financiers de l’organisation pour la convention et examinez vos chiffres. Vous pourriez être limité à un budget spécifique si la convention est une dépense. L'organisation peut avoir un objectif de profit ou vous pouvez être autorisé à dépenser en fonction de vos revenus attendus. Créez des projections basées sur des revenus d’inscription et de sponsoring optimistes et conservateurs.
Décrivez votre agenda
Ensuite, planifiez votre agenda. Choisissez votre date, lieu et activités. De nombreuses conventions ont un thème qui explique le but général de l’événement et aide à attirer les participants. Vous devrez peut-être solliciter les commentaires de votre conseil d'administration ou de vos participants sur les dates et les lieux potentiels, et effectuer des visites de sites sur plusieurs sites avant de choisir celui-ci. Examinez les informations sur les congrès précédents pour en savoir plus sur les lieux, la participation, les performances financières et les commentaires des participants et des sponsors. Créez un calendrier qui commence par l’enregistrement des participants et décrit l’horaire de chaque jour.
Besoins logistiques de recherche
Commencez à contacter les lieux de réunion, les orateurs, les traiteurs, les options de divertissement, les sociétés audiovisuelles, les imprimeurs et les agences de voyage. Déterminez comment gérer le marketing, les inscriptions, les parrainages, les badges, les enregistrements, les stands de foires commerciales, les sacs-cadeaux, les livres de programmes et les pages de sites Web. Envoyez des demandes de propositions à des fournisseurs externes tels que des centres de villégiature, des traiteurs, des terrains de golf et des agences de voyage. Assemblez votre liste de fournisseurs désirés et les coûts.
Écrire une proposition
Préparez un document qui montre à votre conseil d'administration ou à l'équipe du congrès votre plan pour le congrès. Incluez votre compréhension des objectifs de l’organisation et de la manière dont vous envisagez de les atteindre. Fournir un ordre du jour de l'événement avec un horaire quotidien détaillé. Présenter un budget complet. Expliquez pourquoi vous avez choisi le thème, le lieu, les sujets de séminaire, les conférenciers et les activités sociales. Justifiez votre assiduité, vos dépenses et vos prévisions de revenus en fonction de vos recherches.
