Vous êtes-vous déjà demandé comment QuickBooks effectuait votre comptabilité? Le logiciel QuickBooks fournit une interface vous permettant d’utiliser des formulaires tels que des chèques, des bordereaux de dépôt et des factures, ce qui simplifie le processus de comptabilité pour le propriétaire ou le gérant moyen de l’entreprise. En utilisant les fonctions intégrées qui se rapportent à votre entreprise, vous pouvez effectuer la comptabilité de votre entreprise en enregistrant simplement les activités de vos fournisseurs, les activités des clients, les transactions bancaires, les chèques de paie et les taxes. QuickBooks gère la partie comptable de chaque transaction en coulisse.
Informations sur la société
Les informations relatives à votre société peuvent être situées dans le coin supérieur droit de la page d'accueil ou à partir du bouton "Société" dans la barre de menus supérieure. Vous commencez par inspecter votre plan comptable, qui doit correspondre à vos registres comptables. Chaque entreprise peut avoir un plan comptable différent. Dans le menu "Société", vous pouvez également créer des entrées de journal, que seul votre comptable doit effectuer. Une fois que les informations de votre entreprise sont complètes, vous utiliserez rarement cette section.
Vendeurs
Les informations sur les fournisseurs se trouvent dans le tiers supérieur de la page d'accueil ou via le bouton "Fournisseur" dans la barre de menus supérieure. Ceci est la partie créditeurs de votre système comptable. Lorsque vous recevez des factures, enregistrez les informations dans la zone "Saisir les factures". Lorsque les factures arrivent à échéance, enregistrez les paiements dans la zone "Payer les factures". Les fonctionnalités de création de rapports QuickBooks vous permettent de surveiller vos factures arrivant à échéance et de conserver votre argent le plus longtemps possible. Lorsque vous payez vos factures, vous choisissez le compte à partir duquel vous payez et le logiciel enregistre automatiquement le côté de la banque inscrit à la transaction. Vous pouvez également suivre les données 1099 pour vos fournisseurs en cochant la fonction 1099 sur chaque fournisseur concerné.
Les clients
Les données client se trouvent dans le tiers central de la page d'accueil ou à partir du bouton "Client" dans la barre de menus supérieure. Les données client constituent la partie à recevoir de votre système comptable. Commencez avec ou sans commandes et estimations. Convertissez-les en factures et envoyez-les à vos clients. Vous pouvez émettre des crédits et des remboursements sur des factures existantes, si nécessaire, en utilisant le bouton "Remboursements et crédits". Lorsque vous recevez des paiements sur des factures, enregistrez la transaction en utilisant le bouton "Recevoir les paiements". Cela réduit le montant dû par votre client mais ne gère pas le côté bancaire de la transaction, ce qui implique le dépôt.
Bancaire
La section bancaire de votre programme peut être située dans le coin inférieur droit de votre écran d'accueil ou à partir du bouton "Bancaire" dans la barre de menu supérieure. Une fois les paiements reçus, utilisez le bouton "Enregistrer les dépôts" pour enregistrer la date, le montant et le compte de chaque dépôt. Outre l'enregistrement des dépôts, vous pouvez rédiger des chèques sans facture, les imprimer et les rapprocher à partir de la section bancaire. Chaque fonction respective a un bouton.
Employés
Les fonctions de comptabilité et d’archivage relatives aux employés se situent dans le tiers inférieur de l’écran d’accueil ou à partir du bouton "Employés" dans la barre de menus supérieure. Votre principale fonction de comptabilité dans la section des employés est la paie. Vous exécutez la paie en cliquant sur le bouton "Payer les employés". Après avoir exécuté la paie, vous pouvez également payer vos dettes en utilisant le bouton "Payer les dettes". Pour une assistance supplémentaire, contactez un QuickBooks ProAdvisor.
