Les organisations à but non lucratif sont examinées par divers intervenants en raison de leur dépendance aux dons de bienfaisance ou de leur statut d'exonération d'impôt. Pour veiller à ce que vos pratiques d’achat soient respectées lorsqu’elles sont examinées par les médias, les donateurs, l’Internal Revenue Service ou d’autres parties prenantes intéressées, il est important de créer des politiques d’achat qui évitent tout conflit d’intérêts ou manque de transparence.
Enchères multiples
Certaines organisations à but non lucratif exigent que les achats supérieurs à un certain niveau monétaire soient mis aux enchères, l'organisation recevant plusieurs offres pour différents fournisseurs. Cela permet de réduire les risques qu'un agent d'achat, un chef de département ou un directeur exécutif puisse récompenser un contrat avec un ami, un membre de la famille ou un associé qui offre une récompense personnelle ou un pot-de-vin. Cela empêche également un fournisseur de longue date d'augmenter ses tarifs ou de réduire ses services chaque année, car il sait qu'il n'y a pas de concurrence.
Basse enchère vs meilleure enchère
Votre politique d'approvisionnement peut exiger que votre organisation accepte l'offre la plus basse sur des projets, des services ou des biens, ou vous permet d'accepter la meilleure offre. La meilleure offre ne serait peut-être pas la moins chère, mais elle pourrait offrir une meilleure valeur à l’organisation. Par exemple, une entreprise de marketing sportif peut proposer de faire courir une course sur route de 10 km pour un organisme à un prix inférieur à celui d’une autre entreprise, mais le plus offrant peut avoir plus d’expérience dans la course et avoir plus de contacts qui pourraient acheter des commandites. Dans certains cas, une organisation à but non lucratif peut autoriser un contrat à être attribué à une entreprise autre que le plus bas soumissionnaire, à condition que le contrat se situe à un certain pourcentage de la plus basse offre et que l’acheteur, le chef du département ou la direction puissent indiquer les raisons pour lesquelles la plus basse n'est pas la meilleure offre.
Demandes de propositions
Dans le cadre de votre politique d'approvisionnement, créez et lancez une demande de propositions pour des projets, services ou biens d'un montant supérieur à un montant donné. Une demande de proposition est une procédure standard utilisée par les entreprises qui communique aux soumissionnaires potentiels les mêmes exigences objectives pour un contrat. Les appels d’offres aident les organisations à but non lucratif à comparer les offres d’une pomme à l’autre.
Conflit d'intérêt
Pour éviter le favoritisme ou l’apparence de favoritisme, demandez aux membres de votre conseil d’administration et au personnel de direction s’ils ont des amis, des membres de la famille ou des partenaires commerciaux qui vendent des biens ou des services que vous achetez. De nombreuses organisations à but non lucratif ont des politiques qui interdisent à l'organisation de traiter avec des entreprises ayant des liens étroits avec des parties prenantes clés. Avant d’approuver des contrats importants, communiquez les noms de partenaires commerciaux potentiels à vos principales parties prenantes pour déterminer s’il existe un conflit entre elles.
Transparence
Étant donné que les organisations à but non lucratif ne sont pas en concurrence avec d'autres sociétés pour réaliser des bénéfices, elles sont plus libres de divulguer des informations commerciales au public. Rendez votre politique d'approvisionnement facilement accessible au public sur votre site Web. Incluez des informations concernant les achats importants dans le rapport du trésorier remis à votre conseil d'administration lors de ses réunions.
Durabilité
Vous voudrez peut-être donner la préférence aux entreprises qui utilisent des pratiques commerciales «vertes». Cela peut inclure des entreprises qui ont pris publiquement des initiatives manifestes pour réduire l'utilisation d'énergie et d'eau, recycler, utiliser des matériaux organiques et non toxiques ou réduire les emballages.
