Les entreprises ont des actifs qui perdent de la valeur avec le temps et il peut être nécessaire de s'en départir. Un exemple est celui des vieilles voitures qui peuvent épuiser l’entreprise en raison des réparations fréquentes. Une lettre de cession d'actifs indique le placement définitif ou la remise des déchets, des excédents ou des déchets à l'aide du processus approprié et sous l'autorité appropriée. L'élimination peut être réalisée par abandon, destruction, internement, incinération, donation ou vente. Les actifs doivent être éliminés conformément à la politique de cession d'actifs.
Déterminez les procédures à suivre pour disposer des actifs dans l’état dans lequel se trouve votre entreprise; puis les indiquer dans la lettre de cession d'actifs. Remplissez un formulaire de demande de cession d'actifs, qui peut généralement être obtenu auprès du service des achats de l'entreprise. Si la vente des actifs doit être la méthode d'aliénation, demandez aux acheteurs intéressés d'envoyer les expressions de leur intérêt. Indiquez les actifs à éliminer et donnez leur valeur actuelle.
Indiquez l’endroit où les personnes intéressées à acheter les actifs devraient aller les voir. Indiquez l'heure à laquelle la visite aura lieu et la procédure à suivre pour réaliser la vente. Indiquez si l'acheteur doit verser un acompte le jour de la vente et s'il y a des frais à payer pour prendre part à la vente aux enchères.
Incluez dans la lettre de cession d’actifs les options d’appel d’offres si vous souhaitez en disposer à l’aide du «système d’appel d’offres». (La différence entre "vente" et "appel d'offres" est que la vente implique la vente des actifs à un prix fixe, tandis que l'appel d'offres implique que les acheteurs fixent les prix qu'ils sont disposés à payer. Dans le système d'appel d'offres, les actifs sont vendus au plus offrant..)
L'une des options est que les actifs soient vendus en interne, c'est-à-dire aux membres - tels que les employés ou les actionnaires - de la société. Indiquez si un appel d'offres externe aura lieu, ce qui signifie que les tiers seront autorisés à soumissionner. La lettre de cession d'actifs doit clairement stipuler ces options et indiquer la méthode - par exemple, les journaux ou en ligne - pour annoncer l'appel d'offres.
Indiquez dans la lettre de cession d'actifs s'il y a un prix de soumission minimal et ce qui se passera si ce minimum n'est pas respecté. Indiquez si l'élimination sera stoppée ou si d'autres méthodes d'élimination seront envisagées.
Indiquez dans la lettre de cession d'actifs si les échanges sont autorisés. C'est ici que les actifs sont échangés et appliqués à l'achat de nouveaux éléments. Si tel est le cas, spécifiez qu'un formulaire de demande de cession d'actif doit être archivé et transmis au service de l'entreprise responsable de la gestion de l'actif. Cependant, certaines sociétés font appel à des sociétés de services financiers, telles que des banques d’investissement, pour gérer leurs actifs. Dans ces cas, les formulaires de demande de cession d’actifs sont transmis aux sociétés de services financiers concernées.
Indiquez si les biens seront éliminés par des dons aux personnes nécessiteuses ou s'ils seront détruits. Indiquez le processus à suivre pour déterminer à qui les actifs seront donnés. Si l'élimination doit se faire par destruction, indiquez comment cela sera fait et quelles lois pertinentes doivent être respectées.
