L'évaluation de l'efficacité et de l'efficience de vos fournisseurs est tout aussi importante pour les opérations de votre entreprise que la réalisation d'évaluations annuelles du rendement des employés. Passez à cette étape pour examiner de manière critique les niveaux de performance relatifs aux éléments clés des responsabilités du fournisseur. Cela vous aide à déterminer si l'accord contractuel que vous avez conclu avec vos fournisseurs est mis en œuvre conformément à vos attentes ou doit être peaufiné pour devenir plus efficace.
Discuter des attentes
Au début d'une relation fournisseur, les attentes doivent être définies afin que les deux parties comprennent ce que l'autre recherche dans les termes de l'accord. Les éléments clés à prendre en compte sont notamment la rapidité de livraison, la disponibilité des sources d'approvisionnement du produit, la convivialité, la flexibilité du fournisseur et le rapport qualité-prix. Tout comme vous pourriez définir des objectifs et des mesures avec un employé, envisagez quelque chose de similaire pour le fournisseur, par exemple un ensemble écrit d'attentes en matière de performance que vous pourrez mesurer et discuter lors d'une future évaluation de contrat.
Suivre les performances
Créez une feuille de calcul avec des en-têtes tels que la livraison à temps, la qualité du produit ou du service et les relations avec les autres personnes de votre entreprise, telles que le personnel d'entrepôt ou de livraison ou le personnel administratif.Incluez des catégories relatives à la facilité avec laquelle le fournisseur est contacté, à la fréquence des erreurs, au dépassement des attentes du fournisseur pour s’assurer qu’il répond à toutes vos attentes et si des problèmes de performance surviennent au cours du contrat et doivent être résolus. Mettez à jour la feuille de calcul chaque fois qu'une commande est passée ou qu'une livraison est effectuée pour suivre les performances.
Évaluation assis
Lorsqu'il est temps de renouveler votre contrat de fournisseur ou de renégocier votre contrat, demandez un rendez-vous personnel pour discuter des détails de votre relation de travail. Référencez votre feuille d’évaluation des performances et exprimez vos préoccupations, proposez des félicitations ou demandez des ajustements si nécessaire. Par exemple, «Trois fois l’année dernière, des envois ont entraîné des heures supplémentaires pour le personnel de notre entrepôt. Deux fois, les commandes étaient erronées et ont dû être retournées et une secrétaire devait souvent passer de nombreux appels pour vous joindre lorsque nous avions besoin de faire un changement de dernière minute."
Discuter des changements futurs
En fonction des réactions de votre fournisseur, vous pouvez choisir de poursuivre votre relation avec les attentes nouvellement établies ou de changer de fournisseur, car la relation existante ne convient plus. Si le fournisseur fait partie d’une organisation plus grande, vous pouvez impliquer son superviseur direct dans la conversation dans le cadre du processus. Vous pouvez travailler avec une autre personne ou l'entreprise peut être disposée à réduire les coûts, à octroyer des crédits ou à compenser de toute autre manière les problèmes de performances. Si vous avez des entrepreneurs stellaires travaillant en tant que fournisseurs, faites-leur des commentaires positifs sur leurs performances et la fiabilité globale de l'entreprise.
