Si vous avez un problème avec un produit ou un service qui ne correspond pas à vos attentes, l'un des meilleurs moyens de faire en sorte que vos préoccupations soient prises au sérieux consiste à écrire une lettre de plainte. Bien qu'il puisse être difficile de déterminer le meilleur moyen de commencer une lettre de plainte, vous pouvez adopter différentes stratégies.
S'adressant à la lettre
En adressant votre lettre de plainte à une personne en particulier, vous réduirez les risques que votre lettre soit ignorée ou "tombe entre les mailles du filet". Commencez votre lettre en l’adressant à la personne spécifique habilitée à répondre à votre plainte. N'oubliez pas d'inclure le titre de cette personne. Généralement, le site Web d'une entreprise contient des informations sur les destinataires des réclamations des clients. Avant d'écrire votre lettre, faites des recherches pour vous assurer de l'envoyer à la personne appropriée.
Arriver au point
Commencez par un court titre faisant référence au problème que vous essayez de résoudre, avant votre premier paragraphe, avec autant de détails que possible. Par exemple, si votre plainte concerne un vol de ligne aérienne, indiquez la date du voyage, l'itinéraire et le numéro du vol. Après l’en-tête, votre premier paragraphe doit résumer la plainte. Allez droit au but, dans la première phrase de votre premier paragraphe, et décrivez les plaintes spécifiques liées aux biens ou aux services de la société. Incluez autant de détails que possible tout en restant concis et respectueux.
Commencez par un positif
Une autre méthode pour commencer une lettre de plainte consiste à utiliser votre premier paragraphe pour dire quelque chose de positif sur les produits ou services de la société avant de vous lancer dans votre plainte. Cette approche place le lecteur dans une position moins accusatoire, ce qui peut l’amener à être plus disposé à travailler avec vous pour traiter votre plainte. Commencez votre première phrase par une expérience favorable que vous avez eue avec l'entreprise dans le passé, en soulignant certains des attributs positifs de l'entreprise, puis décrivez la nature de votre plainte dans votre deuxième phrase ou paragraphe.
Conseils généraux
USA.gov offre des conseils sur la manière de rédiger une lettre de plainte efficace, notant que l'envoi d'une lettre sur support papier est souvent le moyen le plus efficace de contacter une entreprise. En outre, vous obtiendrez probablement de meilleurs résultats si vous utilisez un ton direct et non conflictuel. une lettre en colère, menaçante ou sarcastique peut être moins efficace qu'une lettre calme et rationnelle. En outre, vous devez indiquer clairement comment vous souhaitez que le problème soit résolu. Enfin, documentez chaque étape que vous faites et chaque lettre que vous écrivez, et conservez des copies.
