À mesure que le temps passe, il peut être de plus en plus difficile de rechercher des étudiants diplômés pour des réunions ou des événements spéciaux associés à une école. Une association d'anciens élèves du secondaire aidera à soutenir les événements individuels des finissants en tenant une liste à jour de tous les diplômés. Avant de pouvoir organiser des événements spéciaux et demander des dons ou des cotisations, vous avez besoin d'une association engagée à planifier et à organiser des événements pour les anciens.
Contactez des camarades de classe diplômés du secondaire avec qui vous êtes toujours en contact afin de former un groupe d'intérêt. Une fois que vous avez organisé une réunion avec ce groupe, demandez à chaque membre du groupe de communiquer avec des camarades de classe avec lesquels ils sont toujours en contact pour éventuellement rejoindre le groupe.
Rencontrez des représentants d'école pour leur faire savoir que vous démarrez une association d'anciens élèves du secondaire. Déterminez s'il s'agit d'une association scolaire globale pour toutes les classes de finissants ou d'une association de classe de finissants individuelle. Demandez une liste des noms et adresses des étudiants diplômés à partir des dossiers de l’école. Cela vous donnera un point de départ pour vous aider à commencer à créer une liste de diplômés et à créer une base de données.
Laissez chaque membre du groupe d'intérêt prendre plusieurs noms dans la liste des diplômés pour mettre à jour les informations de contact des anciens. Demandez à chaque personne du groupe d'intérêt de rechercher les membres de la classe en contactant d'autres camarades de classe qu'ils connaissent encore ou avec lesquels ils communiquent sur les sites de médias sociaux ou en les recherchant en ligne. Mettez à jour la liste des anciens avec les adresses e-mail actuelles, les informations d'adresse ou les deux.
Écrivez aux anciens diplômés une lettre expliquant leur intention de créer une association d'anciens élèves. Leur demander de fournir des informations de contact mises à jour. Demandez à ceux qui souhaitent participer à l'association des anciens élèves de contacter les membres du groupe d'intérêt.
Établissez un ordre du jour pour la toute première réunion de l'association des anciens. L'ordre du jour devrait inclure des plans pour développer la structure organisationnelle de l'association tels que les règlements, l'énoncé de mission, le plan d'action, les objectifs, les nominations et les élections des officiers de l'association et les structures de financement, le cas échéant.
Convoquer une réunion des personnes intéressées à participer au conseil de direction ou au conseil de l'association. Décidez quand organiser les nominations et les élections des officiers et sur le mécanisme de vote. Organisez un comité chargé d’élaborer les règlements de l’organisation et un autre groupe de proposer des idées d’activités de financement telles que des dons de bénévoles, des cotisations annuelles ou des parrainages.
Organisez les élections des officiers et officialisez les règlements de l'organisation.
Demandez à des volontaires individuels de participer à des comités distincts pour gérer les communications de l'association, les activités de collecte de fonds, la collecte des cotisations, le cas échéant, et les événements de réunion.
Fixez des dates pour les réunions des comités et coordonnez les réunions à venir du conseil pour inclure les mises à jour des comités. Par exemple, planifiez la date, l'heure et le lieu de la prochaine réunion du conseil d'administration ou du conseil d'administration, et ajoutez à l'ordre du jour une présentation du comité sur la structure de cotisations proposée et les activités de collecte de fonds proposées pour examen et approbation.
