Si quelqu'un vous envoie un document compliqué comme une proposition de subvention ou un rapport, il arrive souvent avec une lettre d'envoi. Il s’agit d’une simple lettre expliquant le document et pourquoi vous en recevez un exemplaire. Un résumé dans un rapport ou une proposition condense le document à quelques paragraphes; une note de transmission ou une lettre met le rapport en contexte. Ils sont également utilisés pour l'envoi de certificats d'actions après des fusions.
Conseils
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Une lettre d'envoi est une courte lettre accompagnant un autre document. Il vous dit quel est le document et pourquoi il est arrivé dans votre boîte aux lettres.
Utilisation d'une lettre d'envoi
Les rapports et les propositions sont souvent accompagnés d'un résumé. Cela résume le document en quelques paragraphes afin qu'un dirigeant occupé puisse comprendre l'essentiel du rapport. Le message d'une lettre d'envoi est beaucoup plus simple: voici un document. C'est ce dont il s'agit. C'est pourquoi je vous l'ai envoyé. Vous ne résumez pas le contenu du document, vous définissez simplement leur contenu. Vous fournissez également des informations de contact au cas où le destinataire aurait des questions.
S'il y a des problèmes particuliers, tels qu'un rapport qui n'a pas abouti aux conclusions attendues, vous pouvez les mentionner dans la lettre d'envoi. Vous n'avez pas besoin d'entrer dans beaucoup de détails, cependant - la note de transmission doit être concise. Vous pouvez trouver des modèles de transmission en ligne pour vous aider à en rédiger un.
Envoi de certificats d'actions
Les lettres d’envoi jouent un rôle important, parfois controversé, dans les fusions d’entreprises. Lorsqu'une fusion est réalisée, la nouvelle société reprend les anciens stocks et les réédite dans la nouvelle. Si les investisseurs possèdent des certificats d'actions sur papier, les avocats de la société leur envoient des lettres d'envoi leur demandant de les signer et de les renvoyer. Même en l’absence de certificats papier, les sociétés peuvent demander aux actionnaires de signer la note d’envoi avant de recevoir le paiement de leurs actions de l’ancienne société.
Ce qui le rend controversé, c'est que les avocats d'entreprise insèrent parfois un terme dans la lettre interdisant au signataire de poursuivre. Les actionnaires qui ne soutiennent pas une fusion ou un rachat - ils ne pensent pas que le cours de l'action est suffisamment bon, par exemple - poursuivent parfois la société en justice. La lettre dit qu'ils renoncent à ce droit ou ne reçoivent pas le paiement de leurs actions.
Une décision de justice rendue en 2014 a rendu une décision contre la société dans une poursuite contre un actionnaire. La décision indiquait que les actionnaires avaient droit à de l'argent pour leurs actions, de sorte que la société ne pouvait refuser de payer les non-signataires.Les avocats dans le domaine des fusions et acquisitions ont mis au point des méthodes pour obtenir le même résultat tout en respectant la loi.
