Les fournisseurs de qualité sont une partie nécessaire d'une organisation car ils fournissent des biens et des services que vous utilisez pour servir vos clients. Les pratiques commerciales des fournisseurs ont un impact direct sur votre organisation. Si vous avez un fournisseur qui n'est pas en mesure de livrer vos produits à temps, cela affecte directement vos revenus. L'audit d'un fournisseur est une partie nécessaire d'un système de gestion de la qualité. Vous pouvez décider d'auditer un nouveau fournisseur parce que vous envisagez de les utiliser pour les besoins de votre entreprise ou d'auditer un fournisseur actuel en raison d'un incident survenu dans le passé.
Contactez votre fournisseur pour planifier un moment pour effectuer l'audit. Faites attention à la réponse de votre fournisseur, en particulier s'il est réceptif ou non à votre audit. Tenez compte du temps de votre fournisseur et essayez de planifier un temps d’audit qui profitera aux deux parties.
Développez votre plan d'audit et passez en revue l'historique de qualité de votre fournisseur. Votre plan d'audit est déterminé par le motif de votre audit. Par exemple, si vous rencontrez des problèmes de production chez votre fournisseur, vous devriez consacrer plus de temps à l’audit de la zone de production.
Arrivez à temps chez votre fournisseur. Il est important de respecter le calendrier de votre fournisseur. Dans la mesure du possible, évitez de reprogrammer votre audit, car votre entreprise pourrait sembler peu professionnelle.
Faites attention au parking, à la benne à ordures et à la réception pour voir s'ils sont propres. Prenez note si vous êtes accueilli avec professionnalisme et courtoisie. Tous ces éléments reflètent les principes de l’équipe de gestion du fournisseur.
Faites un tour des installations. Rechercher des défauts d'équipement ou des problèmes de sécurité. Renseignez-vous sur le nombre de travailleurs temporaires et le nombre d'employés dans les installations. Auditez les règles d'expédition du fournisseur et observez les processus de production et d'assemblage. Documentez l’attitude du responsable pendant que vous visitez les installations et effectuez votre audit.
Examinez les factures et les contrats de tarification d'un fournisseur existant pour vous assurer que le fournisseur vous facture correctement. Recherchez les divergences de prix, telles que les frais inexacts et les modifications de prix effectuées avant l'heure prévue. Collaborez avec votre service des comptes fournisseurs pour rechercher les incohérences dans les factures des fournisseurs, y compris les frais divers inexpliqués et les frais d'expédition et de transport inexacts.
Vérifiez les conditions commerciales d'un nouveau fournisseur. Après quelques mois d'utilisation d'un nouveau fournisseur, vous devez examiner un lot de factures, ligne par ligne, des factures du fournisseur et les contrats commerciaux pour voir si les conditions correspondent. Si vous constatez une anomalie prouvant que vous avez été surtaxé, vous devez contacter le fournisseur pour demander un remboursement.
Prenez de bonnes notes sur les choses que vous observez. Cela vous aidera au moment de rédiger votre évaluation et de la présenter à la direction. Ajoutez autant de détails que nécessaire à vos notes pour pouvoir traiter efficacement tous les problèmes.
Ecrivez votre évaluation. Incluez dans votre évaluation les recommandations et soutenez-les avec des preuves. Par exemple, si vous êtes recommandé pour un nouvel équipement, documentez-le lorsque vous avez effectué votre audit. Fournissez l'évaluation au fournisseur et discutez des préoccupations de votre fournisseur.
Conseils
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Essayez de faire en sorte que le fournisseur se sente aussi à l'aise que possible.
Attention
Ne jamais surprendre un fournisseur avec une visite pour effectuer un audit. Cela ne donnera pas de résultats positifs.
