Réaliser un examen efficace des processus métier garantit que les opérations de votre entreprise produisent les résultats souhaités de la manière la plus efficace possible. Par exemple, vous pouvez effectuer une vérification des processus métier avant d’acheter un nouveau matériel ou logiciel. Pour procéder à un examen des processus métier, rassemblez une équipe composée de personnes représentant tous les niveaux de l'organisation et affectée par tout changement apporté au processus métier en cours. Rassembler les bonnes personnes peut vous aider à identifier les problèmes, à déterminer les améliorations potentielles, à affecter des chefs de projet, à mettre en œuvre des solutions rapides et à élaborer un plan à long terme.
Mappez votre processus actuel. Répertoriez les processus métier critiques utilisés pour produire vos produits et services. Discutez des problèmes rencontrés dans l'environnement actuel, tels que les retards dans la réception des fournitures ou les problèmes de qualité des fournisseurs. Tenez une série de réunions pour que l’équipe réfléchisse aux idées sur la raison pour laquelle les problèmes existent et sur la façon de les gérer. Mener des recherches pour savoir comment d'autres entreprises gèrent des problèmes similaires. Utilisez des outils de mappage de processus métier gratuits, tels que Gliffy, Bonita Open Solution ou Questetra BPM, pour documenter votre processus actuel.
Passez en revue les processus métier documentés pour vous assurer que les détails reflètent avec précision le fonctionnement de votre entreprise. Par exemple, distribuez les procédures de dépannage à tout le personnel chargé des appels au service clientèle. Observez le personnel qui utilise les procédures et notez toute déviation pour déterminer s'il a besoin de compétences, de connaissances, de formation ou d'expérience supplémentaires pour que le processus opérationnel fonctionne efficacement.
Identifier les changements potentiels. Déterminez l'impact des modifications sur les procédures en cours. Observez le personnel effectuant les tâches pour valider les hypothèses. Interrogez les travailleurs pour recueillir leurs commentaires sur les problèmes de processus rencontrés par votre organisation. Menez une enquête ou dirigez des groupes de discussion pour recueillir leurs idées d'amélioration. Ne présumez pas que vous connaissez la bonne solution, telle que l’achat de nouveau matériel ou logiciel, sans comprendre en quoi le nouveau système affecte l’organisation.
Concevoir un nouveau processus. Reconcevoir les processus métier implique de veiller à ce que tous les processus des fonctions de l'entreprise soient alignés sur les objectifs stratégiques actuels. Ajustez le processus en fonction de l'analyse effectuée dans le cadre de la révision du processus métier. Passez en revue votre nouveau processus avec l'équipe pour déterminer les dépendances entre les organisations et les problèmes potentiels. Documentez toutes les modifications recommandées par l'équipe de révision des processus métiers et publiez les conclusions dans un bulletin d'information, un courrier électronique ou un autre mécanisme de communication de l'entreprise.
Évaluez votre mise en œuvre. Mesurez les activités opérationnelles, telles que la satisfaction de la clientèle, les défauts des produits ou les coûts, pour déterminer si les améliorations générées par votre évaluation ont eu un impact. Procédez à des examens ultérieurs et ajustez vos processus en conséquence si aucune amélioration n'a été apportée dans les délais impartis.
