Pendant la journée de travail, les employés suivent plusieurs processus pour atteindre leurs objectifs. Ces objectifs varient selon les postes et incluent des tâches telles que l’enregistrement d’écritures au journal, la réponse aux demandes des clients ou le dépannage de problèmes informatiques. Chaque département travaille vers des objectifs différents et utilise des processus différents pour atteindre ces objectifs. Certaines entreprises manquent de temps pour détailler soigneusement les processus métier qu'elles utilisent. Cependant, écrire les processus de l'entreprise offre de nombreux avantages à une entreprise. Lorsqu'une entreprise documente ses processus métier, elle crée des étapes détaillées lui permettant de guider les employés actuels et de former de nouveaux employés.
Écrivez l'objectif du processus métier. Cette déclaration indique la raison et l'importance de suivre le processus décrit. Lorsque vous développez votre objectif, demandez-vous pourquoi les employés doivent suivre le processus et demandez à la direction quel devrait être le résultat de ce processus. Votre objectif doit traduire ces compréhensions.
Identifiez chaque étape du processus et écrivez chaque étape en une phrase.
Passez en revue chaque étape pour déterminer si cela ajoute à l'achèvement du processus ou utilise des ressources sans ajouter de valeur. Éliminez les étapes qui ne contribuent pas à l'objectif.
Identifiez et répertoriez les tâches nécessaires à la réalisation de chaque étape. Incluez des informations sur les ressources nécessaires à la réalisation de l'étape et sur la manière de les acquérir. Ecrivez chaque détail dans l'ordre dans lequel il doit être exécuté.
Dessinez un organigramme. Certains employés en apprennent davantage en voyant un diagramme visuel du processus en lisant les étapes. Incluez chaque étape et chaque détail écrit dans le processus dans l'organigramme.
Passez en revue l'ensemble du processus pour identifier les étapes manquées. Après avoir créé un processus technique préliminaire, parcourez le document depuis le début. Pratiquez chaque étape à la fois visuellement et physiquement pour vous assurer que toutes les étapes nécessaires sont incluses. Une fois que le processus de gestion est terminé, imprimez une copie finale du document.
Conseils
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Supposez que l'employé qui lit le processus de gestion n'a aucune connaissance préalable de la société ou de ses ressources et incluez des étapes qui semblent évidentes pour le travailleur expérimenté car ces étapes peuvent ne pas l'être pour le travailleur inexpérimenté.
Créez le document de processus technique à l'aide d'un logiciel de traitement de texte. Cela vous permet d'apporter des modifications simples au fur et à mesure de l'évolution du processus métier.
