La saisie de vos dépenses dans QuickBooks vous permet de voir comment et pourquoi vous dépensez de l'argent et où vous pouvez réduire vos coûts pour améliorer votre résultat net. La saisie des dépenses simplifie également le processus de production des déclarations de revenus. Pour saisir des dépenses dans QuickBooks, créez le compte de dépenses dans votre compte. plan comptable et enregistrez la dépense en utilisant la fonction Entrer des factures.
Configuration des comptes de dépenses
Pour saisir des dépenses, votre plan comptable QuickBooks doit refléter les catégories de dépenses de votre entreprise. Si le compte de dépenses n'existe pas encore, configurez-le dans votre plan comptable.
- À partir de la page d’accueil de QuickBooks, accédez au Plan comptable.
- Cliquez sur Compte au bas de la page et sélectionnez Nouveau.
- QuickBooks ouvrira une fenêtre Nouveau compte. Sous type de compte, sélectionnez Frais.
- Dans le champ Nom du compte, écrivez le nom du compte. Par exemple, vous pourriez écrire Dépenses salariales ou Dépense de loyer. Si vous utilisez des numéros de compte, écrivez un numéro unique dans le champ Nombre champ.
Entrez la dépense
Le moyen le plus simple de saisir des dépenses dans QuickBooks consiste à utiliser la fonction Saisie de factures. Cela vous permet de conserver un enregistrement des factures reçues, de les enregistrer dans les comptes créditeurs et de débiter le compte de dépenses pour le montant de la facture.
- À partir de l’écran d’accueil QuickBooks, accédez au menu Vendeurs menu et sélectionnez Entrer des factures.
- Saisir qui est la facture dans le Vendeur champ. Si la facture concerne un fournisseur existant, choisissez le nom du fournisseur dans le menu déroulant. Sinon, écrivez le nom du fournisseur et appuyez sur Entrée pour enregistrer un nouveau fournisseur.
- Entrez l'adresse du fournisseur dans le Adresse champ. Si la facture concerne un fournisseur existant, le champ d'adresse doit être prérempli. Vérifiez l'adresse pour vous assurer qu'elle est correcte. Si la facture provient d'un nouveau vendeur, entrez l'adresse à laquelle le fournisseur souhaite que le paiement soit envoyé.
- Sous date, écrivez la date indiquée sur la facture. Entrez le montant dû et la date d'échéance de la facture. Si la facture contient un numéro de référence, écrivez-le dans le champ Réf. Non. champ.
- Choisissez un compte de dépenses qui représente le mieux la nature de la facture. Par exemple, si la facture provient de votre compagnie d’électricité et de gaz, choisissez Dépenses utilitaires. Si la facture provient d'un avocat, choisissez Frais juridiques ou Honoraires professionnels, en fonction de ce qui est répertorié dans votre plan comptable.
- Si la facture a frais couvrant plusieurs comptes de dépenses, cliquez dans le Compte champ et entrez le deuxième nom du compte. Fractionnez le montant entre les deux comptes de dépenses si nécessaire.
- Cliquez sur sauvegarder.
