Un propriétaire d'entreprise ouvre une entreprise, embauche des employés, vend des produits aux clients et paie les factures. Mais fait-il des profits? Le compte bancaire aura-t-il assez d'argent pour payer toutes les factures? Y a-t-il suffisamment de matières premières dans les stocks pour répondre à la demande des produits? Le propriétaire ne le sait pas car il ne dispose d'aucun système de reporting lui indiquant ce qui se passe dans son entreprise. C’est là qu’un système d’information de gestion devient essentiel.
Conseils
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Un système d’information de gestion fournit les données permettant d’identifier les secteurs non performants et permet d’améliorer la productivité et l’efficacité des entreprises, de prendre de meilleures décisions, une meilleure communication, de meilleures données et une meilleure connaissance des besoins des clients.
Qu'est-ce qu'un système d'information de gestion?
Les comptables préparent les documents pour les taxes, les prêteurs et les actionnaires. Cependant, ce type d'informations n'est pas particulièrement utile à des fins de gestion.
Un système d'information de gestion fournit les informations dont les gestionnaires ont besoin pour avoir une idée de la performance de leur entreprise. Ces systèmes rassemblent des données sur différents domaines d’une entreprise, tels que:
- Ressources humaines
- Ventes et marketing
- Contrôle de l'inventaire
- Bénéfices
- Les dépenses
- Dettes
- Flux de documents
- Les taxes
- Soldes de trésorerie
- Comptes débiteurs
- Comptes à payer
Quel type de données un SIG fournit-il?
MIS va au-delà des rapports standard préparés par les comptables. Les propriétaires doivent disposer d'informations plus spécifiques, telles que les exemples suivants:
- Combien de créances sont en souffrance?
- Quel est le bénéfice brut sur les widgets bleus de l'entreprise?
- Combien de jours ont été perdus à cause de la maladie d'un employé?
- Combien d'argent se trouve sur le compte bancaire de l'entreprise?
- Quelle est la quantité de commandes en attente d'expédition?
- Combien ont été les ventes la semaine dernière ou le mois dernier?
C’est le genre d’information que les gestionnaires veulent gérer. Ils ont besoin d'informations qui identifient les problèmes nécessitant une attention particulière. Les domaines problématiques sont ceux où les performances réelles s'écartent du niveau attendu et nécessitent des actions correctives pour les remettre sur la bonne voie.
Les rapports MIS sont organisés de sorte que les responsables puissent facilement évaluer divers aspects de la performance d'une entreprise. Les gestionnaires spécifient les indicateurs qu'ils souhaitent consulter régulièrement. C'est comme regarder les instruments et les jauges sur le tableau de bord d'une voiture, mais ces jauges MIS sont alignées à l'avant du bureau.
Quels sont les avantages d'un SIM?
Le fait de ne pas disposer d'un système de gestion de l'information efficace et fonctionnel laisse les gestionnaires deviner dans le noir. Les employés sont occupés à passer leurs journées de travail sans orientation ni but. Un système d'information de gestion fournit les données permettant d'identifier les zones non performantes et présente les avantages suivants:
Aide à atteindre un niveau d'efficacité supérieur: Les gestionnaires disposent des informations nécessaires pour identifier les forces et les faiblesses d'une entreprise.
Améliore la qualité des décisions: Une meilleure disponibilité des informations réduit les incertitudes et permet aux gestionnaires de prendre des décisions plus rationnelles basées sur des données fiables.
Favorise une meilleure communication entre les services d'un lieu de travail: Lorsque les gestionnaires, les chefs de service et les employés partagent la même information, la communication entre eux est meilleure pour identifier les problèmes et trouver des solutions mutuellement acceptables.
Fournit une plate-forme pour explorer différents scénarios pour différentes alternatives et environnements économiques: La direction est en mesure d'explorer diverses alternatives pour voir les résultats possibles avant de prendre des décisions et de prendre des engagements.
Améliore la productivité des employés: Les employés sont plus productifs car ils n'ont pas à perdre du temps à rassembler les données souhaitées par la direction. Un SIG bien conçu rassemblera toutes les données sans plus de participation des employés.
Renforce l'avantage concurrentiel d'une entreprise: La gestion d'une entreprise plus efficace en réduisant et en éliminant les faiblesses et les secteurs non performants augmente l'avantage concurrentiel d'une entreprise par rapport à ses rivaux.
Révèle plus de données sur les clients: Avec plus de données sur les besoins des clients, la direction est mieux à même d'améliorer le service client et de concevoir des campagnes de marketing et de promotion plus efficaces.
Un système d’information de gestion est essentiel pour tout propriétaire de petite entreprise soucieux d’améliorer les performances de son entreprise. Sans un bon SIG, les gestionnaires gèrent par essais et erreurs plutôt que de prendre des décisions intelligentes basées sur une analyse réfléchie des données.
