Dans les années 1980 et 1990, seules les moyennes et grandes entreprises pouvaient se permettre de coûteux systèmes d’information sur les ressources humaines (SIRH). Ces programmes nécessitaient de gros ordinateurs mainframe et des programmeurs hautement qualifiés pour les utiliser et les entretenir. Aujourd'hui, presque toutes les entreprises peuvent non seulement se permettre, mais ont besoin d'un système d'information sur les ressources humaines. Même une entreprise de moins de 10 employés peut acheter un programme SIRH de base pouvant être installé sur un ordinateur de bureau pour automatiser les processus de base des ressources humaines.
Qu'est-ce que le SIRH?
Un SIRH est essentiellement une base de données ou une combinaison de bases de données qui partagent des informations. Par exemple, la base de données d’embauche d’employés capture toutes les informations relatives aux candidatures. Lorsqu'une entreprise embauche un nouvel employé, les informations démographiques de base de la personne sont partagées avec d'autres modules SIRH, de sorte que les membres du personnel des ressources humaines n'ont pas à entrer à nouveau les données.
Automatisation et rationalisation des processus
Un SIRH comporte trois éléments de base: les informations sur les employés, la paie et les avantages. Celles-ci représentent les fonctions de base du service des ressources humaines d'une organisation. Le SIRH permet d’automatiser et de rationaliser ces processus, ce qui permet au personnel des RH de s’occuper des projets et de résoudre les problèmes. Par exemple, les employés utilisent un numéro d'identification ou "glissent" une carte d'identification d'employé pour s'enregistrer chaque matin sur une horloge électronique qui transfère automatiquement les données au SIRH. Cela évite au personnel de la paie d'inscrire manuellement dans le système de paie les heures de travail des employés figurant sur les cartes de temps papier.
Le processus de demande d'emploi est un autre bon exemple de la manière dont un SIRH peut réduire les coûts. Dans de nombreuses entreprises, les candidats postulent des emplois via Internet. Cela signifie que le personnel des ressources humaines n'a plus à manipuler, trier et transmettre physiquement les applications aux services appropriés.
Reporting et aide à la décision
Comme les processus de base des ressources humaines sont automatisés et que toutes les informations nécessaires sont stockées dans des bases de données connectées, un SIRH simplifie les activités d’aide à la prise de décisions et à la gestion. La plupart des systèmes incluent une variété de rapports RH standard pouvant être utilisés pour gérer l’entreprise et planifier l’avenir, tels que la rémunération par période de paie et le cumul annuel, la souscription aux avantages sociaux, ainsi que le temps et les présences des employés. De nombreux systèmes de ressources humaines permettront aux utilisateurs de développer des rapports ad hoc afin d'analyser des problèmes spécifiques ou d'identifier les tendances pour aider la direction dans la planification stratégique.
Support de conformité légale
Ces systèmes génèrent des rapports et des documents requis par les organismes fédéraux et des États, tels que le rapport W-2 sur les salaires et les impôts, le rapport récapitulatif EEO-1 de la Commission pour l'égalité des chances dans l'emploi et le rapport sur les maladies et les blessures du ministère du Travail (OSHA 301). Rapport).
Un SIRH peut aider les entreprises à négocier des conventions collectives en intégrant leurs exigences aux activités quotidiennes, telles que le suivi de l'ancienneté aux fins de promotions, de mises à pied et d'augmentations de salaire. La technologie de l'information aide également le département des ressources humaines à surveiller les problèmes de performance et les griefs des employés.
Liens SIRH
En fonction de la sophistication du système, un programme SIRH permettra le partage de données et l’intégration avec d’autres systèmes de gestion essentiels, tels que les finances et la gestion de la chaîne d’approvisionnement. En outre, certains systèmes peuvent fournir des liens réseau à leurs sociétés d’assurance maladie et à leurs administrateurs de fonds de pension. Cela permet aux employeurs, aux assureurs ou aux administrateurs de fonds de partager les informations relatives aux employés rapidement et facilement.
Le SIRH relie également le service des ressources humaines d’une entreprise à ses dirigeants et à ses employés. À l'aide d'un intranet - réseau informatique privé et privé appartenant à une entreprise et exploité par elle - les employés peuvent saisir leurs heures travaillées, s'inscrire à des programmes d'avantages sociaux ou à des cours de formation continue et recevoir des communications du service des ressources humaines.
