Lorsque vous dirigez une entreprise, il est idéal de disposer d'un espace organisé et bien gardé pour contenir toutes les transactions de votre entreprise. Cela facilitera la gestion de votre entreprise et vous évitera beaucoup de tracas.
Les entreprises qui utilisent un système d'ordre chronologique pour conserver leurs reçus et leurs transactions rencontrent moins de difficultés pour trouver des reçus avec cet accès facile aux activités de leur entreprise. Cela peut constituer un moyen plus efficace de rester organisé et préparé.
Articles dont vous aurez besoin
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Classeur
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Dossiers
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Marqueur
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Étiquettes
Créez une section de fichier ou un tiroir pour chaque entreprise avec laquelle vous faites affaire. Mettre le nom de l'entreprise en ordre alphabétique vous aidera à rechercher une entreprise donnée. Utilisez un tiroir différent pour les produits reçus et les produits expédiés.
Étiquetez 12 dossiers ou séparateurs par mois pour chacune des affaires avec lesquelles votre entreprise a des transactions. Envisagez un système de code couleur pour une récupération facile.
Rassemblez tous les reçus de votre entreprise pour les 12 derniers mois. Séparez les reçus en fonction du nom de l'entreprise. Le tri des reçus par nom d’entreprise facilitera leur classement chronologique.
Placez les reçus dans le dossier approprié portant le mois exact de la transaction. Les connaissements doivent être archivés au cours du mois où vous avez reçu le produit. Cela garantira que les reçus sont faciles à trouver.
Classer chaque reçu par ordre chronologique de la date la plus ancienne à la transaction la plus récente. Il est probable que vous aurez besoin d'accéder à des transactions plus anciennes en cas de problème.
Placez chaque dossier dans le tiroir approprié que vous avez classé par nom d'entreprise.
Conseils
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Créez une section de fichier ou un tiroir pour les paiements d’impôt trimestriels, le rôle de paie, les factures et les comptes de résultat.
Apprenez à tous les employés à utiliser le système d’ordre chronologique.
Inclure les informations de contact pour chaque entreprise dans chaque fichier pour un accès facile.
Réalisez une vérification tous les six mois pour vous assurer que vos dossiers sont exacts.
