Bien sûr, nous connaissons tous nos abc et pensons que nous pouvons déposer, car, selon l'alphabet, Adam vient avant Ant. Mais où va la société AWC? Après la fourmi? Dans le complexe de bureaux dans lequel je travaille, les documents et les dossiers sont souvent classés de manière incorrecte, ce qui rend difficile la recherche des documents nécessaires. Avec quelques règles simples, vous pourrez tout classer au bon endroit.
Même nom, prénom différent. Simple, lorsque l'élément que vous archivez porte le même nom de famille mais un prénom différent, l'ordre de classement est déterminé par le prénom. Alors Adams, John viendra avant Adams, Sam dans votre classeur.
Même nom, même prénom. Un peu plus difficile mais il y a d'autres choses à considérer. S'il y a une initiale, l'ordre est déterminé par l'initiale, afin que Adams, John B. soit placé avant Adams, John D. Si aucune initiale, utilisez l'état dans lequel se trouve la personne ou la société et, dans le cas contraire, utilisez ensuite la ville, suivie du nom de la rue et enfin des numéros de rue. Travaillez de la zone la plus grande vers la zone la plus spécifique lors de la détermination de l'ordre de classement.
Initiales. Les initiales telles que celles utilisées dans un nom de société sont considérées comme si chaque lettre était un mot séparé. Donc, si vous déposez un fichier pour AWC Company, il passera avant Adam Company car chaque lettre de la première entreprise est considérée comme un mot distinct. «A» est classé par ordre alphabétique avant un mot plus long.
Des noms de sociétés déroutants. Comment déposez-vous Paul Smith Company? Sous Paul ou Smith? En ce qui concerne les noms de société ou de commerce, classer par le prénom. Donc, Paul Smith est classé sous P pour Paul et non pas S pour Smith.
Nombres et abréviations. Celles-ci sont classées comme si elles étaient épelées. Le restaurant 3 Sisters est classé sous T pour trois. L'église Saint-Joseph est classée comme si Saint était épelé. Ainsi, le dossier de l'église Saint-Joseph serait placé avant le dîner de Sam, car Sai vient avant Sam.
Conseils
-
Ce sont des pratiques de classement standard. Cependant, un ordinateur ne classe pas de cette façon. Un ordinateur lit littéralement chaque nom afin qu'Adam Company à l'étape 3 passe devant AWC Company s'il n'y a pas d'espace entre les lettres. L'ordinateur mettra également des chiffres avant les lettres et ne considère pas que St. in St. Joseph est en réalité le mot Saint. Si vous compilez une liste d'ordinateurs et souhaitez qu'elle soit cohérente avec votre système de classement, vous devez entrer les éléments en conséquence pour que le tri sur ordinateur soit identique. Vous devez donc insérer des espaces entre les lettres de la société A W C, épeler le chiffre 3, etc.
