Lorsque l’objectif est d’organiser un service administratif, il est préférable de se concentrer sur les moyens les plus efficaces d’améliorer l’efficacité, de réduire au minimum le gaspillage et d’optimiser les talents individuels des membres du personnel administratif. Bien que certains processus varient en fonction des besoins de la direction et de la taille de votre bureau, vous pouvez appliquer des techniques de base pour rendre votre bureau plus fluide et plus efficace.
Accroître l'efficacité. Mettre en œuvre une approche des activités axée sur la performance. Organisez les tâches quotidiennes et hebdomadaires en mettant l'accent sur les performances élevées plutôt que sur l'achèvement de longues listes de tâches.
Structurez et intégrez les activités administratives les plus importantes de votre bureau parmi les cadres. Demandez aux cadres supérieurs de gérer les rapports de dépenses et d’offrir un soutien administratif à un ou plusieurs membres de la direction plutôt qu’à l’ensemble du bureau.
Déléguez des tâches administratives, telles que l'ouverture de courrier, la réponse à un appel téléphonique et la dactylographie, à un personnel administratif débutant, notamment des assistants administratifs, des secrétaires et des stagiaires.
Améliorez les activités qui ne profitent pas à toute l'organisation.Évitez les activités qui ne correspondent pas aux objectifs définis par le personnel de direction. Par exemple, remplacez la pratique consistant à planifier des déplacements personnels de dernière minute ou déléguez la tâche à un membre du personnel de niveau inférieur, qui peut reprendre et abandonner des tâches sans que cela ne gêne le déroulement du travail.
Mettre en œuvre le désir de changement de la direction. Souvent, la réduction des effectifs est un élément nécessaire au changement d'un bureau administratif, en particulier si un service administratif ne travaille pas de manière cohérente au profit de l'ensemble de l'organisation. Un bureau rempli d'assistants de direction travaillant individuellement pour répondre aux demandes des cadres supérieurs, quels que soient les besoins de l'organisation, en est un exemple.
Information sur les salaires 2016 pour les secrétaires et les adjoints administratifs
Les secrétaires et assistants administratifs ont gagné un salaire annuel médian de 38 730 dollars en 2016, selon le Bureau of Labor Statistics des États-Unis. En bas de l'échelle, les secrétaires et assistantes administratives gagnaient un salaire de 30 500 dollars au 25e centile, soit 75% de plus que ce montant. Le salaire du 75e centile est de 48 680 $, ce qui signifie que 25% gagnent plus. En 2016, 3 990 400 personnes étaient employées aux États-Unis en tant que secrétaires et assistantes administratives.
