Les réorganisations peuvent être nécessaires pour refléter l'évolution des modèles commerciaux ou des conditions économiques, mais elles peuvent perturber le personnel et les clients sans planification ni exécution appropriées. L'élaboration d'un plan stratégique pour une restructuration ministérielle nécessite une communication tout au long du processus. Lorsque le plan sera finalement révélé, il se peut que certains n’apprécient pas les résultats, mais personne ne devrait se sentir aveuglé par eux.
Dites à votre équipe de direction que vous envisagez de restructurer un service pour refléter l’évolution des conditions du marché. Formez un groupe de personnes clés au sein de la société qui servira d’équipe d’analyse et de planification pour réfléchir aux besoins opérationnels du service et à son apparence une fois la restructuration terminée.
Parlez aux clients et consommateurs clés des produits et services de votre service pour connaître leurs attentes à l’égard de votre service. Ceux-ci peuvent être des clients internes, externes ou les deux, selon la situation. Déterminez les problèmes qu’ils rencontrent avec la qualité, la rapidité et la réactivité de votre service.
Identifiez les raisons de la restructuration et indiquez en quoi ce changement apportera de la valeur au service et à l'entreprise. Faites le lien avec la mission du service, la mission et les déclarations de valeur de la société. Au fur et à mesure que vous développez le plan, assurez-vous que les changements conduisent votre département sur cette voie.
Analysez les processus actuels de votre service. Comparez-les à sa mission organisationnelle et séparez les processus principaux de ceux dupliqués ailleurs dans l’entreprise ou secondaires à la réalisation des objectifs du service. Identifiez les écarts entre les performances réelles et souhaitées. Déterminez comment la structure existante permet ou empêche la performance et la satisfaction du client.
Reconcevoir les processus pour aider à déterminer le meilleur chemin pour créer une structure ministérielle plus efficace. Ces révisions devraient améliorer la satisfaction des clients et des parties prenantes et accroître l'efficacité. La réduction des coûts peut également faire partie de ces objectifs, mais considérez cela par rapport à la refonte du processus. Les réductions d’effectifs qui sapent votre capacité à mener à bien les processus nécessaires n’aideront pas votre service à réussir.
Déterminez les endroits où la structure organisationnelle doit être modifiée. Il peut être nécessaire de créer de nouveaux postes ou de clarifier les rôles et les attentes des postes actuels. Déterminez si votre personnel actuel possède les compétences et les capacités nécessaires pour répondre aux nouveaux rôles et exigences. Si ce n’est pas le cas, vous devrez élaborer un plan de formation pour les mettre à niveau ou recruter de nouveaux employés pour remédier à la situation.
Planifiez votre stratégie de mise en œuvre. Établissez un calendrier pour l’installation de cette nouvelle structure. Clarifier qui, dans la nouvelle structure ministérielle, a un pouvoir décisionnel. Rédigez un nouvel organigramme et de nouvelles descriptions de poste pour clarifier les attentes de votre personnel. Si vous avez besoin de personnel supplémentaire, utilisez ces descriptions de poste pour vous guider dans la bonne direction.
Contactez votre service des ressources humaines pour planifier la transition. Déterminer s’il existe des postes ailleurs dans l’entreprise pour ceux qui ont été licenciés du fait de la restructuration du département. Si la restructuration aboutit à des licenciements, suivez les procédures établies pour éviter toute apparence de partialité dans les décisions.
Communiquer avec les employés. Votre personnel considérera probablement la restructuration comme un moyen de réduire les effectifs, de sorte que les employés peuvent être sceptiques face à la restructuration. En les tenant au courant, vous réduisez tous les deux l'influence de la rumeur et donnez-leur confiance en la mise en place d'un plan autre que la réduction des effectifs par département.
