Un objectif important de tout système de contrôle interne est la protection des actifs. Les processus de paie affectant à la fois les ressources humaines et financières, les problèmes ou les faiblesses des contrôles internes de la paie peuvent être coûteux. Reconnaître les risques inhérents au processus de paie, comprendre leurs effets potentiels et savoir comment les gérer peut permettre de prévenir considérablement les pertes au fil du temps.
Des risques
Les risques liés au processus de paie incluent les problèmes de reporting financier, tels que la sous-estimation des dettes liées à la masse salariale et aux avantages du personnel ou la classification erronée des coûts de main-d'œuvre entre le coût des biens vendus et les frais de vente, généraux et administratifs. L'efficacité opérationnelle peut être compromise en payant des employés fantômes ou licenciés (généralement le résultat d'une collusion) et en utilisant des taux de salaire incorrects. La conformité aux réglementations est compromise par la violation des lois sur les salaires et les heures de travail par le gouvernement fédéral et par les États ou par la violation des réglementations de l'Internal Revenue Service (IRS) relatives aux employés par rapport aux entrepreneurs indépendants.
Impact
Les répercussions potentielles des problèmes de paie sur les plans financier, juridique et de la réputation varient considérablement en fonction du moment, de la taille et de la nature de ces problèmes. Comprendre l'impact qu'un événement peut avoir est important pour savoir comment le gérer de manière appropriée. Les entreprises doivent prendre en compte les éléments suivants: Les erreurs de reporting financier peuvent augmenter les frais d’audit externe. Des données financières incorrectes peuvent entraîner de mauvaises décisions de gestion et affecter négativement les investisseurs et les autres parties prenantes, tels que les créanciers. Les paiements aux employés fantômes et des taux de rémunération incorrects peuvent avoir un impact négatif sur les liquidités et augmenter le fardeau fiscal. Les infractions aux lois sur les salaires et les heures de travail ou les réglementations de l'IRS peuvent entraîner des amendes importantes, des frais juridiques, des taux de rotation du personnel plus élevés et une perte de réputation.
Atténuation
Vous pouvez réduire la probabilité ou l’impact d’un problème de paie si vous implémentez des contrôles de paie stricts. Cependant, l’avantage de mettre en place des contrôles de la paie ne devrait pas dépasser les coûts. Les rapprochements réguliers et opportuns des comptes de paie et des données avec le grand livre et les données des processeurs tiers, les transmissions de fichiers et autres enregistrements peuvent empêcher ou détecter des anomalies financières. L'examen des classifications de la main-d'œuvre entre les coûts directs et indirects peut aider à identifier les problèmes de classification. La séparation des tâches entre la saisie des données de paie, le traitement, les autorisations de paiement et le personnel des libérations est idéale mais peut s'avérer difficile dans les petites entreprises aux ressources limitées. Un examen supérieur de la direction, l’approbation et la communication des taux de rémunération, des modifications de taux, des promotions de personnel, des modifications d’emploi et des cessations de fonctions peuvent convenir lorsque la séparation des tâches n’est pas rentable. Des programmes de formation appropriés à l'intention des cadres et des superviseurs sur les questions juridiques et les ressources humaines peuvent contribuer à renforcer la conformité réglementaire.
surveillance
Tout système de contrôle interne peut devenir inefficace avec le temps, à mesure que le personnel et les processus métier changent en raison de la croissance ou de la dérogation inappropriée des procédures de contrôle par la direction. Mener des évaluations périodiques des risques potentiels et revoir la conception et l'efficacité des contrôles de la paie pour s'assurer qu'ils restent pertinents et rentables.
