Les décaissements correspondent à la manière dont une organisation, telle qu'une entreprise ou un organisme gouvernemental, régit l'utilisation des fonds. Les décaissements sont effectués vers différents secteurs de l'entreprise ou différents comptes configurés pour les avantages du personnel et d'autres utilisations. Les organisations développent des contrôles internes, ou des règles et règlements créés par eux-mêmes, permettant de débourser de l'argent de cette manière. De tels contrôles internes sont généralement nécessaires au fonctionnement de l'organisation, mais ils comportent des faiblesses inhérentes que les dirigeants de l'organisation devraient noter.
Contrôles incorrects
Les contrôles internes sont créés et décidés par l'entreprise, généralement par le conseil d'administration d'une entreprise mais par les dirigeants de tous les types d'organisations. Ces décisions ne sont pas toujours appropriées. Les contrôles peuvent être trop laxistes dans certains domaines, entraînant des problèmes de sécurité et trop stricts dans d'autres, entraînant des retards de financement longs et inappropriés. C'est l'une des raisons pour lesquelles les entreprises peuvent décider de procéder à un audit spécifique des contrôles internes afin d'obtenir un avis externe.
Contrôles manquants et circonstances particulières
Si les contrôles internes ne sont pas réglementés par une autorité extérieure, il est également possible que certains contrôles nécessaires soient ignorés. Par exemple, une organisation peut avoir des contrôles détaillés sur les décaissements pour les projets commerciaux normaux, mais peut être désavantagée en ce qui concerne les décaissements pour un nouveau programme de subvention simplement parce que des règles n'ont pas été créées pour cette circonstance. De tels angles morts peuvent conduire à des problèmes futurs avec des contrôles inadéquats.
Responsabilité
La responsabilité concerne la sécurité des contrôles internes et leur capacité à résister aux fautes et aux abus. En cas de gros déboursés en espèces, les détournements de fonds et autres types de vol ou de fraude sont des possibilités. Les contrôles internes dotés de systèmes de suivi défaillants (tels que l'absence de connexions au système) ou d'autres problèmes ont des fonctions de responsabilité médiocres. Ils créent des lacunes qui peuvent amener une entreprise à perdre de l'argent grâce à un comportement peu scrupuleux.
Problèmes d'adaptation continue
Les décaissements en espèces sont rarement effectués de la même manière pour toute la vie d'une organisation. Les systèmes et processus d'approbation changent avec la forme de l'organisation et avec le développement de nouvelles technologies. Les mesures de sécurité peuvent modifier les canaux par lesquels l'argent circule. Les nouvelles réglementations gouvernementales peuvent ajouter d'autres étapes. Mais les contrôles internes peuvent ne pas changer aussi rapidement, laissant une entreprise à la traîne pour tenter de répondre aux nouvelles exigences avec des stratégies obsolètes.
