Si votre entreprise a des employés, vous pouvez avoir une politique concernant les congés payés. De nombreux employeurs trouveraient plus simple de simplement accorder à chaque employé PTO d’utiliser ses congés de maladie ou ses vacances. Le risque lié à l'octroi d'une prise de force avant que l'employé ne gagne le montant total pour l'année correspond à la responsabilité de l'employeur si l'employé utilise l'intégralité de l'allocation puis quitte l'entreprise. Pour des calculs de prise de force plus sûrs et plus précis, les entreprises autorisent plutôt leurs employés à gagner progressivement une prise de force à chaque période de paie.
Détermination des montants de prise de force
Les employeurs ne sont généralement pas tenus de fournir des avantages tels que des vacances ou des congés de maladie payés. Le décret 13706, qui prévoit des congés de maladie payés pour les employés sous contrat fédéral, constitue la seule exception à cette règle. Pour simplifier les calculs, supposons que votre entreprise offre à la fois des vacances et des congés de maladie payés, et que vous souhaitez combiner les deux pour faciliter la tâche de vos commis à la paie et aux avantages sociaux. Sur la base d'une semaine de travail de 40 heures, si vous accordez deux semaines de vacances et un congé de maladie, la prise de force combinée dure quatre semaines, soit 20 jours ou 160 heures.
Calcul par période de paie
Étant donné que les employés exonérés et rémunérés perçoivent une rémunération fixe quel que soit le nombre d'heures travaillées, de nombreuses entreprises calculent leur prise de force de manière simple. Le calcul de la prise de force par période de paie vous permet de répartir de manière égale l’accumulation de ces employés tout au long de l’année.
Déterminez le nombre d'heures de PTO que les employés reçoivent chaque année
Vos employés gagneront probablement du PTO à des taux différents, généralement avec un plus grand nombre d’anciens employés gagnant plus d’heures ou plus de jours par an que les nouveaux employés. Par exemple, un nouvel employé comptant moins d'une année de service peut gagner 80 heures de prise de force par an, tandis qu'un employé comptant cinq années de service en a deux fois plus.
Diviser les heures annuelles de prise de force par le nombre de périodes de paie par an
De nombreuses entreprises paient leurs employés toutes les deux semaines. Par conséquent, vous diviserez probablement le nombre d’heures de prise de force gagnées par an par 26. Si vous payez vos employés chaque semaine, divisez-les par 52; les entreprises qui paient deux fois par mois divisent par 24 périodes de paie. Si l'employé gagne 80 heures de prise de force par an et est payé toutes les deux semaines, il gagnera 3,08 heures de prise de force par période de paie. Il gagnera 3,33 heures de prise de force si l'entreprise paie ses employés deux fois par mois et 1,54 heures par période de paie si l'entreprise dispose d'une masse salariale hebdomadaire.
Calcul par heures travaillées
Si vous avez des employés horaires ou à temps partiel, vous pouvez attribuer une prise de force en fonction du nombre d’heures travaillées. Le calcul horaire de prise de force vous permet d'attribuer moins de prise de force aux employés horaires qui ne se présentent pas au travail ou aux employés à temps partiel qui ne travaillent pas toujours le même nombre d'heures dans une période de paie.
Déterminez le nombre d'heures que l'employé recevra par an
Bien que de nombreuses entreprises accordent aux employés à temps plein deux semaines de prise de force par an, vous pouvez choisir d’attribuer aux employés à temps partiel et aux horaires inférieurs aux employés salariés et exemptés.
Conseils
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Certaines entreprises n'accordent aux employés à temps partiel que 40 heures de prise de force par an. D’autres entreprises accordent encore aux employés à temps partiel deux semaines de prise de force chaque année, mais le nombre d’heures de prise de force est basé sur la moyenne des heures hebdomadaires travaillées de l’employé. Pour un employé travaillant 25 heures par semaine, deux semaines de congé payé ne nécessiteraient que 50 heures de prise de force.
Déterminez combien d'heures probablement l'employé travaillera par an
Multipliez le nombre moyen d’heures hebdomadaires par employé par 52, soit le nombre de semaines par an. Pour un employé horaire travaillant 40 heures par semaine, cela représente 2 080 heures par an.
Conseils
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Si un employé horaire travaille 40 heures par semaine et gagne 80 heures de prise de force par an, vous pouvez choisir de diviser les heures de prise de force par 2 000 (50 semaines) au lieu de 2 080. Cette méthode vous permet d’attribuer des heures de prise de force aux heures réellement travaillées, ce qui signifie que l’employé n’a pas accumulé de PTO pendant qu’il utilise la prise de force.
Diviser les heures de prise de force annuelles par les heures de travail annuelles
Si votre employé horaire gagne 80 heures de prise de force chaque année et travaille 40 heures par semaine, soit 2 080 heures par an, divisez 80 heures par 2 080. En conséquence, cet employé gagne 0,038 heure de prise de force pour chaque heure travaillée.
Utilisation de la prise de force à l'avance
Étant donné que toutes les méthodes d’accumulation d’OPT font en sorte qu’il est difficile pour les employés de s’absenter pendant les premiers mois de l’année, de nombreuses entreprises autorisent les employés à emprunter des PDF. Les entreprises limitent généralement le temps d'utilisation qu'un employé peut utiliser à l'avance, mais leur accordent souvent au moins 40 heures afin que les employés puissent prendre une semaine entière de congé.
