Il est facile de tomber dans l’illusion que l’argent des entreprises fait l’une des deux choses suivantes: entrer ou sortir. Il existe une troisième catégorie: les limbes.Dans les limbes, de l'argent attend l'attribution du compte ou n'a pas encore été encaissé ni reçu. Parfois, ces fonds sont suivis via un compte temporaire, une sorte de station intermédiaire. Populairement connu sous le nom de «compte courant», on parle aussi souvent de comptes vides, de comptes de troc, de comptes à solde zéro et même de comptes temporaires.
Qu'est-ce qu'un compte de compensation?
Les comptes d’achat peuvent parfois être confondus avec des «comptes d’attente», ce qui est compréhensible étant donné qu’ils sont tous deux des comptes temporaires en attente de plus d’informations avant la prochaine étape.
Là où ils diffèrent, c’est qu’un compte en suspens consiste à résoudre un mystère ou un problème. Certains clients ont peut-être payé plusieurs choses à la fois en une somme forfaitaire et il est difficile de déchiffrer la répartition de ce paiement. Le paiement est crédité sur le compte d’attente jusqu’à ce que le problème soit résolu et que l’on sache à qui appartient l’argent.
Le compte de compensation ressemble toutefois beaucoup à un grand livre général utilisé pour rappeler des services ou des biens reçus ou vendus qui n’ont pas encore été facturés, ou d’autres transactions qui ne peuvent pas encore être enregistrées en détail. Il est parfois utilisé comme moyen de suivre un projet en cours, par exemple une rénovation de bureau dans laquelle des factures sont soumises périodiquement mais qui nécessitent un paiement forfaitaire à un entrepreneur général à une date ultérieure. Une fois que le paiement est dû et effectué, il peut être enregistré dans les comptes corrects et effacé du compte courant.
Un autre exemple est une entreprise travaillant sur des livres de fin d’année fiscale. Ils peuvent placer les revenus et les coûts liés à ce projet dans le compte provisoire ou le compte courant jusqu'à la fin de l'examen. À ce stade, ils peuvent transférer les produits et les charges du compte de compensation vers leur bénéfice net.
Quand une entreprise a besoin d'un compte de compensation
Le volume a généralement beaucoup à faire avec la nécessité de la compensation des comptes. Disons qu’il faut lutter contre la masse salariale. Le compte de compensation de la paie devrait être un compte à solde nul. Juste après que les paiements aient été comptés, avant qu’ils ne soient distribués aux employés, les fonds de paie sont transférés dans le compte d’effacement. Quand ils sont encaissés, le compte revient à zéro et tous les paiements sont enregistrés.
Peut-être y at-il une entreprise qui fait beaucoup d’espèces, comme un service de jonque qui collecte auprès des gens toute la journée et reçoit de l’argent à chaque arrêt ou deux. Ce propriétaire peut utiliser un compte de compensation pour enregistrer rapidement les transactions et les liquidités jusqu'à ce qu'il puisse correctement enregistrer et allouer des fonds à leurs comptes exacts à la fin du jour ou à la fin de la semaine.
Lorsqu’un revenu régulier entre ou sort de l’argent, un compte d’ajustement peut être utile pour garder une trace de ce qui est en transition ou il faudra en tenir compte dans les prochaines semaines.
Il est important de noter que l’utilisation des comptes de compensation sert essentiellement à simplifier la vie au cours de la phase de transition avec de l’argent. Si vous utilisez seulement un compte de compensation unique pour toutes sortes de transactions, cela ira à l'encontre du but recherché.
Une entreprise devrait plutôt avoir un compte de compensation de la paie et un autre pour la gestion des dépenses, etc. Ce faisant, les fonds sont conservés dans les catégories appropriées pour faciliter la résolution des problèmes et la surveillance, le cas échéant. Il n'y a pas de limite au nombre de comptes de compensation qu'une entreprise peut utiliser dans ses pratiques comptables, car ce sont des comptes à solde nul qui ne sont pas destinés à figurer dans les grands livres de comptabilité. Il s’agit de ce qui est logique pour enregistrer des transactions et équilibrer les comptes.
Comment configurer un compte courant
La configuration d’un compte courant dépend de l’endroit où vous le faites. Dites Quickbooks est votre logiciel de choix. Ouvrez les «listes», puis sélectionnez «Plan comptable» et faites un clic droit n'importe où ici, puis sélectionnez «nouveau». Il devrait maintenant y avoir une fenêtre «ajouter un nouveau compte», sélectionnez donc le bouton «banque». Quickbook note qu'il existe plusieurs types de comptes à choisir, mais que «banque» est ce qu'il y a de mieux pour un compte courant en raison de la flexibilité qu'il offre.
"Banque" vous permet de payer sur le compte en utilisant "recevoir des paiements" ou "faire des dépôts." Lors du paiement, vous pouvez utiliser "écrire des chèques" ou "payer des factures." Un autre avantage est que le compte bancaire sera un bilan compte ainsi qu’un tableau des flux de trésorerie, indiquant les soldes et les variations des soldes.
Ensuite, il y a le côté pratique, car allouer des dépenses aux frais généraux ou aux classes sans utiliser de chèques signifie avoir besoin d'un compte "bancaire" pour le compte de compensation.
Mais revenons à la création du compte de compensation: une fois que vous avez sélectionné «banque», cliquez sur «continuer» et entrez maintenant un titre dans le champ du nom du compte - la compensation, le troc, le lavage, le temporaire sont tous de bons noms pour ce compte, et peut-être pour quel département. Tels que "compte de compensation des dettes".
Ne pas entrer un solde d'ouverture maintenant. Sauvegardez-le et fermez-le.
Mais attendez, il y a plus
Chaque logiciel de comptabilité offre différentes options et contrôles de compte. Leur assistance produit comportera des étapes pour installer des comptes de compensation pour ce système. Si votre entreprise est une petite entreprise et que vous utilisez des services externes pour la comptabilité de fin d’année, il est sage de consulter votre comptable pour voir ce qu’elle suggère comme le meilleur moyen de préparer des comptes de compensation pour les besoins de votre entreprise. Elle peut répertorier les catégories de comptes de compensation susceptibles de bénéficier à vos opérations.
Que vous utilisiez Bill.com, uCollect, Xero, MYOB, Freshbooks ou tout autre système de comptabilité, leurs pages de support vous expliqueront comment commencer à effacer des comptes, car ils sont essentiels à la plupart des pratiques comptables des entreprises. Certains logiciels de comptabilité en nuage et même Quickbooks ont des plug-ins tiers qui offrent des solutions de compensation sur mesure qui peuvent valoir la peine d'être explorées.
Rester responsable avec les comptes de compensation
Les comptes de compensation sont parfaits pour gérer le flux de trésorerie et rester au top de la structure des flux de trésorerie. Mais tout cela peut mal tourner s'il n'y a personne responsable de la tenue du compte courant à jour.
Un compte courant doit être examiné tous les mois. La réconciliation est un rôle essentiel dans la réussite d'un compte. Sans rapprochement, les comptes de compensation sont tout sauf clairs.
Un mois vous laisse amplement le temps de désigner un compte d'opérations pour chaque transaction répertoriée dans le compte de compensation. C’est suffisamment de temps pour transférer les bons fonds sur lesdits comptes pour ces entrées.
Tout ce qui reste dans le compte de compensation après cette durée est une transaction qui doit être poursuivie. Par exemple, pourquoi ce chèque n’est-il pas encaissé par un fournisseur? At-il même été reçu? Dans le cas contraire, la capacité de la société à recevoir des actions ou à obtenir les services nécessaires en temps voulu pourrait s’exercer.
S'assurer que les chèques sont encaissés, et pas seulement recevoir des dépôts, fait partie d'une entreprise prospère. Après tout, lorsque les fournisseurs de services réalisent que vous êtes responsable de vos allers et retours, cela crée de meilleures relations de travail sur le long terme, car ils savent que vous êtes attentif à leur rembourser leurs services.
Comment écrire des comptes de compensation dans un bilan
La paie est un usage courant pour un compte courant et c’est un excellent exemple du fonctionnement d’un compte courant.
Comme tout compte de compensation, les comptes de compensation de la paie sont des comptes à solde nul. En raison de la nature annuelle de la masse salariale et du fait que les retenues à la source et autres déductions peuvent changer si souvent, il est bon d’utiliser un compte de compensation pour aider à concilier ces éléments. De plus, lorsque des erreurs se produisent ou que des ajustements doivent être apportés, il peut s'avérer plus simple de résoudre le problème lorsque celui-ci se trouve dans un compte courant en cours de réalisation par rapport à un élément de campagne dans les comptes fournisseurs ou les comptes clients. C’est la raison pour laquelle les comptables adorent utiliser les comptes de compensation: cela permet d’éviter les entrées compliquées ailleurs.
- Salaires 22 476 $
- Indemnisation des travailleurs 1 348,56 $
- Employeur Impôts 4 719,96 $
- Frais de paie 77 $
- Solde du compte courant 28 621,52 $
Toutes ces sommes sont inscrites au débit sur le côté gauche du livre de comptabilité. Le solde du compte d’équilibrage correspond au total des salaires, de la rémunération du travailleur, des taxes de l’employeur et des frais de personnel - toutes les sommes impliquées dans la distribution des salaires.
Sur le côté droit du registre, un crédit est inscrit à 28 621,52 dollars, soit le même montant que le total des fonds liés aux salaires du compte d’effacement.
Une fois que les chèques de paie sont encaissés, la somme devrait atteindre 22 476 $, et cela peut être rapproché à zéro. Lorsque le paiement compensatoire du travailleur est versé au gouvernement, il devient nul. De même pour les soumissions fiscales et le paiement des services de paie.
Ainsi, chaque élément de campagne étant encaissé ou payé tout au long du mois ou à la fin du mois, il est rapproché et, une fois que tout est dit, le compte courant doit revenir à un solde nul. C’est de là que vient le terme «remise à zéro» - c’est le résultat obtenu par le rapprochement des éléments du compte d’effacement.
Comment noter la suppression des comptes sur QuickBooks
L’équipe Intuit derrière Quickbooks a simplifié la procédure d’utilisation des comptes de compensation.
Commencez par créer une entrée de journal, puis ajoutez le compte client ou le compte client. à partir duquel vous déplacez de l'argent. Ajoutez maintenant le compte de compensation. Sauvegarder cette entrée de journal.
Créez ensuite une deuxième entrée de journal et ajoutez le compte de compensation à cette entrée. Ensuite, ajoutez le compte client ou le compte client à qui vous allez déplacer de l'argent.
Enfin, dans «Payer les factures» ou «Recevoir les paiements», liez ces deux entrées de journal.
Quand les soldes nuls ne se produisent pas
Qu'ils soient utilisés pour la paie, les comptes fournisseurs, les transactions en espèces nécessitant une résolution ultérieure ou les créances, les comptes de compensation doivent presque toujours revenir à zéro après que les transactions soient entrées et sorties. Lorsque les comptes rapprochés ne sont pas rapprochés à zéro, des problèmes se répercutent dans le grand livre.
La réconciliation est la même que pour les autres comptes. Si les paiements ne correspondent pas à un dollar, il est important de demander pourquoi. Si des paiements sont effectués pour des montants incorrects, cela doit être résolu. Si les chèques ne sont pas encaissés, il est temps de les faire encaisser. Tout cela sert à rapprocher le compte courant. Lorsque les totaux corrects sont remis à zéro, le compte courant atteint un solde nul et le processus de rapprochement peut recommencer.
Considérations finales
Lorsque les petites entreprises sont impliquées, les comptes de compensation peuvent avoir des inconvénients. S'il n'y a pas assez de transactions pour justifier l'ajout de cette couche de transparence et de redondance, cela peut être un travail supplémentaire inutile. Les entrées non résolues qui valent des sous et des dollars peuvent créer plus de problèmes que ce qu’ils valent, mais rester au courant de cela semaine par semaine et mois après mois peut les garder au minimum.
En outre, il est également possible que les petites entreprises en pâtissent. Transférer des fonds sur un compte courant peut signifier perdre des gains d’intérêt sur l’épargne des entreprises, ce qui ne devrait pas être une grosse somme, mais chaque centime ne compte-t-il pas dans la santé des petites entreprises?
En fin de compte, la compensation des comptes peut être un outil formidable pour de nombreuses entreprises. Si les comptes de compensation sont avantageux pour votre entreprise, cela dépend du nombre de transactions et du nombre de mains impliqués dans la comptabilité d'entreprise. Si vous recherchez une meilleure transparence et des registres de comptabilité plus propres, l’apurement des comptes peut être la solution que vous recherchez.
