Il est essentiel de faire la distinction entre les types de comptes pour comprendre comment comptabiliser les transactions commerciales. Les propriétaires d’entreprises et le personnel comptable devraient être en mesure de discerner rapidement la nature des transactions. La date des flux de trésorerie de la transaction est la clé, mais une fois que le type de compte est déterminé, il peut être encore plus important de savoir quoi faire avec le compte et comment un analyste l’utilisera.
Timing
La principale différence entre le passif et la dépense est le timing. Les dépenses sont des dépenses de la période en cours qui ne génèrent pas d'avantages futurs. Les passifs existent lorsqu'une entreprise a une obligation future liée à un avantage déjà reçu. Lorsqu'un passif est comptabilisé, la société enregistre un passif sous forme de crédit et débite un compte de charges. Cela place la dépense dans la période au cours de laquelle les dépenses futures en bénéficieront, ce qui est conforme au principe d'appariement.
État des états financiers
Les comptes de passifs se trouvent au bilan de la société et sont classés à long terme ou à court terme en fonction de la date d'échéance du passif. Les dépenses se trouvent dans le compte de résultat. Étant donné que les dépenses sont enregistrées dans la période à laquelle elles se rapportent, il n’est pas nécessaire de les séparer par heure. Il est important de noter que, comme les comptes de passifs changent les soldes d'année en année, ces changements se retrouvent également dans l'état des flux de trésorerie (SoCF). Les dépenses sont également incluses dans le SoCF, mais elles ne sont pas listées explicitement. Lorsque le résultat net est ajusté pour obtenir les flux de trésorerie liés aux activités d’exploitation figurant dans l’état, les dépenses sont incluses.
Interprétation
Lorsque les analystes interprètent les états financiers, les passifs et les charges ont des significations différentes. Les passifs représentant des obligations futures, les analystes craignent que la société ne soit en mesure de faire face à ces obligations futures. Cette qualité s'appelle la solvabilité d'une entreprise. Les dépenses en elles-mêmes ne sont pas considérées comme positives ou négatives; Cependant, les analystes peuvent être intéressés par la façon dont les dépenses ont été encourues. Si une entreprise a des niveaux élevés de dépenses soutenues comparées à ses revenus, cela pourrait être plus troublant qu'une entreprise qui a quelques dépenses ponctuelles plus importantes.
Obligations de paiement futures
Tous les paiements futurs ne sont pas classés en tant que passifs. Les paiements futurs qui sont requis par une société, mais où la société n'a pas reçu l'avantage, ne sont pas enregistrés dans les livres comptables, mais sont plutôt décrits dans les notes aux états financiers. Un exemple courant de ce phénomène est la comptabilité des accords de parrainage. Même si une entreprise peut être contractuellement obligée de parrainer un événement pendant cinq ans, elle n'enregistrera pas de responsabilité initiale pour l'accord. La société enregistrera uniquement le passif pour l'avantage reçu mais non versé.
