Le travail du trésorier est, à bien des égards, le travail le plus important du conseil d’administration d’une organisation. Le trésorier du club est responsable de tout l’argent d’un club, tant entrant que sortant, et doit tenir des registres précis pour assurer le respect de la loi.
Collecte des cotisations
La collecte des cotisations est un travail quasi universel du trésorier d’un club. Le travail de collecte des cotisations commence lorsque l’année du club commence, qu’il s’agisse du mois d’août typique des clubs scolaires ou du mois de janvier avec les organismes de services. La collecte des cotisations est simple mais nécessite une bonne tenue des dossiers. Les trésoriers doivent tenir une liste des personnes qui ont acquitté leur dû afin de pouvoir suivre le rythme des adhésions au club.
Payer des factures
L’une des tâches du trésorier est de payer les factures des clubs. En milieu scolaire, cela peut se faire par le biais de demandes émanant d'administrateurs d'école, tandis que dans un organisme communautaire, le club dispose généralement d'un compte courant. Le trésorier doit enregistrer toutes les factures payées et la raison pour laquelle elles ont été payées au cas où des explications supplémentaires seraient nécessaires.
Préparer un budget
Le budget est le document de base d'un club. Bien que certains clubs préfèrent planifier un événement pour ensuite trouver un moyen de le financer, cela peut entraîner des tensions pour le club. Le trésorier du club doit insister pour établir un budget avant de commencer toute activité de collecte de fonds. Le budget devrait inclure toutes les dépenses, même les plus petites dépenses administratives.
Rapport d'information financière
Une réunion de conseil d’organisation type nécessite un rapport financier du trésorier du club. Ce rapport financier doit inclure les soldes initial et final de tous les comptes. Tout l'argent collecté devrait être couvert et les factures payées devraient être listées. Le rapport financier doit être facile à comprendre et le trésorier doit être disposé à répondre à des questions à ce sujet.
Préparer un successeur
Lorsqu'un nouveau trésorier est élu, le trésorier actuel doit préparer cette personne en expliquant le processus de conservation des documents et en laissant le successeur consulter toutes les informations.
