Les lettres d’affaires sont généralement formatées avec un style de bloc, il en existe au moins trois: style de bloc standard, style de bloc modifié et style de demi-bloc. Les styles de lettre les plus récents, tels que le style simplifié, sont basés sur le style de bloc. Chaque style prescrit la largeur des marges, l'espacement des paragraphes et l'ordre du contenu de la lettre. Le style de bloc standard est un choix courant car il s'agit de la disposition la plus facile à formater.
Faits
Le style de lettre standard et ses variantes sont conçus pour vous aider à formater les lettres. Des exemples de chaque style et des modèles gratuits sont disponibles en ligne, chacun légèrement différent du suivant. Certaines entreprises exigent de leurs employés qu’ils utilisent un format approuvé et fournissent à leurs employés des modèles de lettre d’affaires pour garantir le respect de ces formats. Cependant, étant donné que chaque ligne d'une lettre de style de bloc standard est alignée sur la marge de gauche, il est très facile de suivre ses instructions sans modèle.
Caractéristiques
S'il utilise du papier à en-tête, l'expéditeur n'a pas besoin de taper son adresse, ce qui serait le premier composant d'une lettre écrite avec le style de bloc standard. La date à laquelle la lettre a été écrite vient ensuite, suivie quelques lignes plus tard du nom et de l'adresse du destinataire. Une ligne plus tard, la salutation commence la lettre. Dans le corps de la lettre, chaque paragraphe à simple interligne est séparé par une ligne vierge. De la même manière, une ligne vide sépare le dernier paragraphe de la fermeture ("Sincèrement," ou "Merci", par exemple), suivi quelques lignes plus tard par le bloc de signature. Comme mentionné ci-dessus, chaque ligne est alignée avec la marge gauche.
Variation de style de bloc modifiée
Chaque composant d'une lettre de style de bloc standard est inclus dans le style de bloc modifié. La différence est que la date, la fermeture et le bloc de signature commencent au centre de la page. Notez qu'ils ne sont pas centrés sur la page mais sont justifiés au centre.
Variation de style semi-bloc
Ce style suit le style de bloc modifié. Toutefois, au lieu d'aligner chaque paragraphe du corps de la lettre sur la marge gauche, la première phrase de chaque paragraphe est en retrait (pas plus de 10 espaces).
Style de lettre simplifié
Le style de lettre en bloc standard continue d'être modifié. Par exemple, la Société de gestion administrative a créé le style de lettre simplifié. Il est fortement basé sur le style de bloc standard: chaque composant commence par la marge de gauche et suit des directives d'espacement similaires. Cependant, le style omet deux composants (la salutation et la clôture) et ajoute un composant (une ligne d'objet). À l'instar de ce qui est utilisé dans un mémo ou un courrier électronique, la ligne d'objet est tapée en majuscule deux lignes vides en dessous de l'adresse du destinataire et deux lignes avant le premier paragraphe. En omettant la salutation et la clôture, l'auteur évite les problèmes courants de salutations inappropriées et de fermetures de courtoisie maladroites.
