Il existe peu de lois spécifiques régissant le traitement des espèces. Les personnes qui enfreignent les procédures de traitement des espèces définies dans leur contrat de travail peuvent être passibles de poursuites pénales ou de poursuites civiles. Toute entreprise responsable dont les employés manipulent des montants importants en espèces créera un document expliquant sa politique en matière de traitement des espèces. Les employés qui violent cet accord peuvent être sujets à licenciement ou à d’autres conséquences dans des situations plus graves.
Conséquences criminelles
Les employés qui volent de l'argent qui ne leur appartient pas peuvent être accusés d'actes criminels liés au vol ou même à la fraude. Si le vol se répète sur une certaine période, les peines encourues peuvent être sévères - des années de prison. Si le total des vols est inférieur à la limite des petites créances pour l'État dans lequel ils ont eu lieu, il ne s'agit peut-être pas d'une affaire pénale. Si une employée autorise le vol de sommes d’argent substantielles par négligence grave, elle peut être accusée de ce crime et licenciée.
Politiques
Les entreprises qui veulent s'assurer que leurs employés sont légalement responsables des erreurs commises lors du traitement des espèces doivent développer des politiques spécifiques en la matière. S'il n'y a pas de politique de gestion des espèces, il est beaucoup plus difficile de porter des accusations légales ou civiles à l'encontre d'un employé qui agit par négligence ou par malveillance tout en manipulant les fonds de l'entreprise.
Procédures associées
La tenue de dossiers précis est l’un des piliers d’une politique judicieuse de traitement des espèces. Sans des enregistrements précis, il peut être impossible de prouver ce qui est arrivé aux actifs de l'entreprise. Toute entrée ou sortie d’argent doit être consignée dans un grand livre ou un tableur proche de l’heure à laquelle elle s’est réellement produite. Une comptabilité précise est prescrite par les lois locales, provinciales et fédérales. Si les informations contenues dans le grand livre peuvent être confirmées de manière indépendante ou automatique, les chances de détection de fraude ou de fuite de vol sont réduites.
Effets
La mise en place de procédures de traitement des espèces coûte cher, mais réduit le risque encouru par l'entreprise. Faire des affaires par voie électronique au lieu d’utiliser de l’argent entraîne certaines dépenses, telles que les frais de carte de crédit, mais réduit la nécessité d’élaborer des politiques de gestion de l’argent et de mettre en œuvre des procédures de contrôle approfondies. Poursuivre en justice ou poursuivre en justice pour des erreurs dans le traitement des espèces est rarement une activité rentable pour une entreprise. Par conséquent, faire tout ce qui est possible pour éviter une telle éventualité isole l’entreprise de tout risque supplémentaire.
Avantages
Éduquez les employés sur l’importance de suivre des procédures rigoureuses de traitement des espèces. Surveiller les employés pour la satisfaction au travail et les casiers judiciaires s'ils sont impliqués dans le traitement des espèces. Si possible, n'affectez que des employés ayant des antécédents en matière de responsabilité et de professionnalisme aux tâches de traitement des espèces. Une certaine expérience en comptabilité ou une connaissance de base du domaine augmentent également les chances de conformité légale.
