Lors du démarrage d’une nouvelle organisation, de la constitution d’une équipe ou de la définition d’un projet, il est important de savoir quel est l’objectif et la portée. Le document utilisé pour clarifier cela s'appelle un document de charte.
Qu'est-ce qu'un document de charte?
Une charte est un document officiel qui ressemble à une feuille de route indiquant ce qu’une organisation, une équipe ou un projet est censé être et accomplir. Cela inclut qui est impliqué, quels sont les objectifs, qui a l'autorité et sur quoi et qui et s'il y a un cycle de vie pour le groupe ou le projet une fois terminé.
Un exercice historique
Les documents de la Charte existent depuis le Moyen Âge. La Magna Carta, qui remonte à 1215, a clarifié le rôle du roi d’Angleterre tout en établissant des droits pour les barons, les autres propriétaires et l’Église.
Tout au long de l'histoire, les chartes ont été des documents précieux délimitant les droits de l'organisation et des projets, ainsi que les tâches à accomplir. Qu'il s'agisse de sociétés à charte dotées de pouvoirs royaux lors de leur découverte du nouveau monde ou de documents dictant les droits coloniaux, les chartes d'hier ont un cadre similaire aux documents d'organisation actuels.
Qu'est-ce qu'une charte de projet?
Une charte de projet ne définit pas seulement les ambitions et les acteurs d’un projet; cela protège l’équipe contre le «glissement de la portée» tant redouté qui voit de nombreux projets devenir indisciplinés.
Une charte est établie avant le plan de projet; il détaille les objectifs et les buts du projet. Il inclut également le contexte du projet, expliquant son objectif et ce qu’il doit accomplir. La charte décrit la portée du projet et indique les produits livrables, les tâches dont l'équipe est responsable et les tâches que l'équipe n'est pas censée effectuer. Cette dernière est cruciale pour prévenir le «glissement du champ d’application» qui peut entraîner des responsabilités toujours plus importantes, ce qui peut finalement menacer les délais.
La charte devrait également dicter le leadership, les intervenants et les membres de l'équipe. Il décrira les dates critiques du projet et du budget, ainsi que les risques et hypothèses, ainsi que les dépendances et les contraintes. Il doit préciser le niveau d’autorité du chef de projet, notamment s’ils sont en mesure de recruter ou de licencier du personnel. Enfin, il devrait établir un plan de match de communication, comprenant des paramètres sur la rapidité avec laquelle les réponses aux requêtes sont attendues.
Une charte de projet est destinée à être signée par les principales parties prenantes et la direction. Cela devrait réduire les problèmes de communication et fournir un puissant guide à la vie du projet. C'est également considéré comme un moyen de «vendre» un projet à la direction pour approbation.
Rédiger une bonne charte d'équipe
Tout comme une charte de projet, une charte d'équipe doit accomplir les mêmes choses pour toutes les équipes. Ses composants sont similaires mais appliqués à l'équipe plutôt qu'à un projet.
Il expliquera pourquoi l’équipe est créée et quels types de projets elle dirigera tout en soulignant les objectifs pour l’avenir de l’équipe et en clarifiant les paramètres permettant de mesurer son succès.
La charte indiquera clairement les rôles - qui est le responsable, ce que leur autorité implique, qui sont les membres de l’équipe, quelles compétences ils apportent à la table et comment ces compétences seront utilisées au mieux. Le document explorera le budget alloué à l’équipe ainsi que les ressources à sa disposition. En outre, il établit la manière dont les audits et examens internes seront effectués afin de suivre l’avancement des projets de l’équipe, ainsi que la réalisation des évaluations de l’équipe et leur fréquence. Les méthodes de communication et les attentes doivent également être décrites.
Une bonne charte d'équipe devrait aider à réduire au minimum les problèmes de communication et à concentrer l'équipe sur ses objectifs.
Chartes en tant que forces directrices
La charte clarifie les structures de pouvoir, établit des plans de communication et sert de guide approximatif sur les budgets et les allocations. Tout cela pourrait être perçu comme une affaire de jarrets avant même de commencer. Mais la charte aide à protéger les projets et les équipes en énonçant des lignes directrices et des aspirations claires, ainsi que des limitations concernant les attentes et les rôles. Un document de charte bien rédigé fournira et protégera la portée des équipes, des projets et des organisations.
