Lors de la création d'un système comptable, les entreprises et les organisations à but non lucratif doivent établir un cadre de contrôle interne. Le processus de contrôle interne permet de s'assurer que le système fonctionne bien et que tous les employés impliqués fonctionnent comme prévu. Avoir une fonction commerciale aussi essentielle fournit une assurance raisonnable en réduisant le risque d’erreurs et en protégeant les actifs de l’organisation. En raison de son importance, les entreprises ont intérêt à considérer les principes fondamentaux du contrôle interne.
Responsabilités
Les entreprises doivent clairement établir leurs responsabilités. L'attribution de responsabilités spécifiques à des personnes permet de s'assurer qu'elles comprennent en quoi consiste leur rôle dans le maintien du contrôle interne. Si une responsabilité de contrôle interne est systématiquement négligée, un système de contrôle interne efficace indiquera clairement qui n'effectue pas une tâche assignée.
Tenue de dossiers
La mémoire n'est pas un outil infaillible, en particulier lorsqu'il s'agit de traiter de grandes quantités d'informations ou de transactions. La mise en place de procédures de conservation correctes permettra aux entreprises de disposer d’un historique précis des transactions. Ces données historiques permettent à l'entreprise de s'y référer ultérieurement, si un problème est découvert ou si des éclaircissements sont nécessaires.
Assurance et cautionnement
Malheureusement, même le meilleur système de contrôle interne peut ne pas empêcher la perte d’un actif. En assurant des actifs et en liant des employés, une organisation peut être assurée qu'il sera remboursé de la valeur d'un actif si celui-ci est volé ou autrement détourné.
Dossier d'actifs et garde
Dans un système de contrôle interne, les personnes qui ont un accès physique à la trésorerie et à d'autres actifs ne sont pas les mêmes que celles qui conservent les enregistrements relatifs à cet actif. Si, par exemple, la personne responsable de la tenue des dossiers de petite caisse était la même que celle qui détenait la clé de la petite caisse, il serait facile pour cette personne de s’aider à la caisse en falsifiant le casier. La personne qui conserve les enregistrements d'actif ne devrait pas pouvoir accéder physiquement aux actifs qu'il suit.
Responsabilité pour les transactions connexes
Parfois, plusieurs tâches doivent être complétées pour pouvoir effectuer une transaction unique. Dans ce cas, il est important que différents employés effectuent chacun les tâches distinctes constituant la transaction. Cela garantit que plus d'une personne a été impliquée dans l'exécution de la tâche, ce qui augmente les chances que des erreurs ou des actes frauduleux soient découverts.
Contrôles technologiques
Des alarmes antivol, des claviers électroniques et d'autres fonctionnalités de sécurité basées sur la technologie peuvent aider les organisations à protéger leurs actifs. La technologie peut souvent aller où les gens ne peuvent pas, et peut être au travail 24 heures par jour sans exiger de salaire supplémentaire ou de pauses. Les entreprises intelligentes complètent leurs systèmes de contrôle interne avec une technologie appropriée et rentable.
Examen indépendant
Les entreprises doivent revoir régulièrement leurs systèmes de contrôle interne. Cela devrait être fait par une personne qui n’a effectué aucune des tâches vérifiées. Un évaluateur indépendant peut rendre compte objectivement des travaux effectués tout au long du processus de contrôle interne et n'a aucune raison de couvrir des erreurs ou d'être trop optimiste quant aux procédures de contrôle.
