Les ordres du jour sont comme un carburant à indice d'octane élevé pour les réunions: ils peuvent améliorer considérablement l'efficacité et la productivité de tout processus de décision. Un bon ordre du jour peut réduire de moitié le nombre de réunions nécessaires pour mener à bien un projet et réduire considérablement la tendance des réunions à se focaliser sur des discussions qui ne sont pas utiles à la réalisation de l'objectif.
Le rôle d'un agenda
L'objectif d'un agenda est de faciliter le processus de prise de décision parmi les membres du groupe. Cela peut être pour une mise à niveau technologique ou une discussion budgétaire. L'ordre du jour aide à garder les participants à la réunion concentrés sur la décision finale. Les ordres du jour facilitent également l’évaluation du succès de la réunion en fournissant une liste de contrôle pour le suivi et la responsabilité.
Les formats
La première ligne de l'ordre du jour devrait énoncer le but et le but de la réunion. Certains formats d’ordre du jour préfèrent indiquer l’objectif ainsi que les sous-objectifs après chaque point de l’ordre du jour. Les deux formats établissent un cadre de discussion. Les ordres du jour peuvent varier du simple au complexe. Ils peuvent inclure des pièces jointes et du matériel de lecture ou l'ordre du jour de la réunion précédente. Le type de format utilisé est généralement déterminé par la formalité et la durée de la réunion. En règle générale, le format doit correspondre à la tenue vestimentaire des participants à la réunion. c'est-à-dire qu'une réunion remplie de sandales et de shorts peut se passer avec un ordre du jour informel, tandis qu'une salle pleine de costumes peut nécessiter un ordre du jour formel.
Informel vs formel
La réunion brève ou informelle peut être incorporée dans un courrier électronique ou un rappel de réunion. Il peut contenir une ligne pour l’objectif de la réunion, puis trois à cinq points de discussion brefs. L'ordre du jour est généralement une page entière, qui comprend un titre, le lieu de la réunion, la date et l'heure, les objectifs et les sujets ou points de discussion. Les longues réunions devraient également inclure des heures pour chaque sujet de discussion et le nom du présentateur. Les deux formats d’agenda doivent se terminer par une section intitulée «Prochaines étapes» pour le suivi. Ces "prochaines étapes" constitueront la base des sujets à l'ordre du jour de la prochaine réunion.
