Les employeurs effectuent des retenues sur les salaires des employés sur une base légale ou volontaire. Une déduction volontaire est celle que l'employeur propose et que l'employé accepte. Une déduction légale est une déduction imposée par la loi fédérale ou celle des États. Les retenues statutaires prennent différentes formes. Le calcul varie selon le type de déduction.
Les types
Les retenues statutaires s’appliquent aux charges sociales fédérales que les employeurs sont tenus de retenir sur le salaire de leurs employés - en particulier de l’impôt fédéral sur le revenu, de la sécurité sociale et de l’assurance-maladie. Cela s'applique également aux retenues sur la masse salariale des États, telles que l’impôt sur le revenu des États, les saisies d’argent et les ordonnances de retenue pour pension alimentaire pour enfants. Une saisie de salaire peut être ordonnée par un tribunal ou émise par une institution fédérale ou d’État, telle que l’IRS ou l’agence de taxation de l’État.
Les exemptions
L’employeur est tenu de retenir les charges sociales sur le revenu de tous les employés, à moins que l’employé ne puisse prétendre à une exemption et le réclame. L'employée peut demander une exemption de retenue à la source sur l'impôt fédéral si, au cours de la dernière année, elle avait droit à un remboursement de tous les impôts fédéraux sur le revenu retenus parce qu'elle ne devait pas d'impôt et si, au cours de la présente année, elle s'attend à un remboursement car elle ne prévoyait aucun impôt. L'employée réclame l'exonération de l'impôt sur le revenu fédéral sur son formulaire W-4 (voir Ressources). Elle demande une exonération de la retenue d’impôt sur le revenu de l’État conformément aux directives de son agence nationale des impôts et des recettes.
Calculs
L’employeur calcule la retenue d’impôt fédéral sur le revenu en fonction du statut de dépôt de l’employé et des indemnités (telles qu’indiquées dans son W-4) et des tables de retenue d’impôt de la circulaire E de la fiscalité IRS. Il calcule la taxe de sécurité sociale à 6,2% du revenu brut, jusqu'à concurrence de 106 800 dollars par an, et la taxe Medicare à 1,45% de tout le revenu brut. Il calcule la retenue d’impôt sur le revenu de l’État conformément aux politiques de chaque agence du revenu. L'employeur peut déduire jusqu'à 25% du salaire disponible pour une saisie-arrêt du salaire au cours d'une seule période de paie. En ce qui concerne les pensions alimentaires pour enfants et les retenues alimentaires, il peut déduire jusqu'à 50% ou 60%, plus 5% supplémentaires pour les paiements de pension alimentaire avec plus de 12 semaines de retard. Le revenu disponible correspond au salaire de l’employé après impôt et déduction des avantages volontaires avant impôt.
Paiement
L’employeur paie l’impôt fédéral sur le revenu, l’impôt sur la sécurité sociale et la retenue de l’assurance-maladie auprès de l’IRS. Il verse une retenue d'impôt sur le revenu à l'État. Dans les rares cas où des impôts locaux ou municipaux s’appliquent, tels que l’impôt sur le revenu des districts scolaires de l’Ohio et l’impôt sur le revenu des villes de Yonkers, l’employeur les verse à l’agence concernée. L’agence fiscale de l’État énumère généralement les directives de la ville et de l’impôt local sur son site Web. Il verse la saisie-arrêt du salaire, la pension alimentaire et la retenue de pension alimentaire à l'organisme émetteur mentionné dans l'ordonnance de saisie-arrêt.
Considérations
L'employeur ne peut arrêter une saisie-arrêt de salaire ou une ordonnance de retenue de pension alimentaire pour enfants ou de pension alimentaire prématurément à moins que l'agence émettrice ne le lui ordonne. La retenue prend généralement fin lorsque l'employé a remboursé sa dette ou gagne un appel, ce qui peut mettre fin à la saisie-arrêt de manière temporaire ou permanente.
