En tant que programme de base de données, Microsoft Access a de nombreuses applications dans le monde des affaires. Les responsables peuvent utiliser Access pour créer une base de données d’employés leur permettant d’examiner en un coup d’œil les informations salariales, les données démographiques et les chiffres du budget. Les professionnels de la comptabilité utilisent également souvent des bases de données Access pour suivre les factures, examiner les comptes à recevoir et assurer le suivi des finances de la société. Une fois que les informations sous-jacentes sont entrées dans les tables Access, les comptables peuvent créer des requêtes et des formulaires personnalisés qui facilitent la recherche des informations nécessaires.
Rédigez une liste des champs que vous souhaitez inclure dans votre base de données de comptabilité. Selon vos besoins, ces champs peuvent inclure le montant dû, le nom du client, la date d'échéance, les conditions et un champ de notes pour la saisie de texte libre.
Ouvrez Microsoft Access et accédez à la section des tableaux. Choisissez l'option pour créer une nouvelle table en mode Création. Cela ouvre une grille qui vous permet de saisir un nom pour chaque champ, ainsi qu'une description du contenu de ce champ.
Cliquez sur la liste déroulante à côté de "Type de données" pour chaque champ de votre base de données. Vous pouvez formater vos champs en tant que devise, numérique et texte selon les besoins. Vous pouvez également utiliser les champs de date et d'heure pour des éléments tels que les dates d'échéance.
Passez en revue la liste des champs de votre base de données et ajoutez-en tous les autres dont vous pensez avoir besoin. Il est plus facile de créer tous les champs dont vous avez besoin dès le départ que de revenir en arrière et d’ajouter des champs à une base de données contenant déjà des centaines, voire des milliers d’enregistrements.
Cliquez sur le bouton "Enregistrer" pour enregistrer votre table. Tapez un nom pour la table et cliquez sur "OK".
Accédez à la section des formulaires de la fenêtre Access et choisissez l'option Assistant de formulaire. Utilisez l'assistant de création de formulaire pour créer un formulaire de saisie de données simple basé sur les champs de votre table. Vous pouvez ensuite utiliser ce formulaire de saisie pour ajouter des informations à la table. Lorsque vous tapez dans le formulaire de saisie, les informations sont automatiquement transférées dans la table Access sous-jacente.
Passez à la section des requêtes et commencez à créer les requêtes qui rendront votre base de données de comptabilité plus utile. Utilisez l'assistant de requête pour créer la requête initiale et la sauvegarder, puis cliquez avec le bouton droit de la souris sur la requête et choisissez "Mode Création" pour apporter des modifications ou définir des critères. Par exemple, vous pouvez créer une requête de date d'échéance et saisir "Entre Entrez la date de début et Entrez la date de fin". Cela invite l'utilisateur à entrer les dates de début et de fin lors de l'exécution de la requête. Ce type de requête peut s'avérer très utile pour vérifier les factures en souffrance et suivre les comptes clients.
