Les entreprises utilisent le formulaire 1099-MISC pour déclarer certains paiements de non-employés, tels que des redevances ou des honoraires d’avocat. Une copie va au bénéficiaire, l'autre à l'Internal Revenue Service. La bénéficiaire a le droit de recevoir son formulaire d’ici la fin du mois de janvier. Le formulaire IRS devrait arriver avant le 28 février pour une copie papier ou le 31 mars si vous produisez un fichier électronique. L'IRS peut imposer une amende aux entreprises qui soumettent des formulaires en retard ou ne les remplissent pas correctement.
Pénalités pour non-dépôt
Vous pouvez demander une extension pour le dépôt auprès de l'IRS, mais il n'y a pas d'extension pour envoyer le 1099-MISC au bénéficiaire. Si votre entreprise dépose son 1099-MISC avec 30 jours de retard au maximum, le coût est de 30 $ par déclaration. Si le 1099-MISC est déposé au plus tard 30 jours, l'amende est de 60 $ par déclaration; après le 1er août, c'est 100 $ par 1099. Même si vous envoyez beaucoup de 1099-MISC et qu'ils sont tous en retard, vous pouvez payer au maximum 1,5 million de dollars par an, ou 500 000 $ si vous vous qualifiez comme petite entreprise.
Défenses pour ne pas déposer
Si vous pouvez démontrer que le dépôt tardif résulte d'une cause raisonnable et que vous avez fait de votre mieux pour respecter le délai, l'IRS peut renoncer à la pénalité. Si vous produisez une déclaration incorrecte mais que l'erreur est mineure, l'IRS peut décider que la déclaration est acceptable. Obtenir le nom de famille du bénéficiaire ou le montant erroné n'est jamais mineur. Même si les déclarations comportent des erreurs significatives, vous pouvez éviter une pénalité en produisant des déclarations corrigées avant le 1er août. Vous ne pouvez utiliser cette troisième défense que pendant un nombre limité de déclarations chaque année.
