Les lettres commerciales modernes utilisent généralement l'un des deux styles de ponctuation utilisés: la ponctuation mixte et la ponctuation ouverte. La ponctuation mixte exige que les deux points suivent la salutation d’ouverture - "Chère Madame Smith:" - et une virgule pour mettre fin à la clôture complémentaire - "Sincèrement,". Dans la ponctuation ouverte, les deux points et la virgule peuvent être omis. Ce style est populaire aux États-Unis et gagne en popularité en Europe.
Qu'est-ce que la ponctuation ouverte?
La ponctuation ouverte est un concept relativement nouveau de la grammaire anglaise et a été popularisée par l’utilisation d’ordinateurs. Cela implique une utilisation minimale de la ponctuation dans tout le corps de la lettre. En raison de la possibilité de réviser électroniquement le contenu orthographique et grammatical, le style de ponctuation ouverte est de plus en plus accepté.
Exemples de ponctuation ouverte:
- JT Doe PhD au lieu de J.T. Doe, Ph.D.,
-
Cordialement au lieu de
Cordialement,
* Cher Monsieur Rodriguqez au lieu de Cher M. Rodriguez,
etc. En gros, vous n'utiliserez pas de points dans les acronymes, les abréviations ou les moments de la journée. N'ajoutez pas de virgule à moins que ce ne soit nécessaire.
Qu'est-ce que la ponctuation mixte?
Si vous préférez un style plus conventionnel, envisagez d'utiliser une ponctuation mixte. Cette lettre formate le pont entre la ponctuation ouverte et la ponctuation fermée. Vous ajouterez deux points après la salutation et une virgule après la dernière ligne.
Exemple:
Cher Monsieur Frazier,
Corps de la lettre
Cordialement, (votre nom)
Ponctuation dans la ligne d'adresse
Traditionnellement, après chaque ligne d'adresse, une virgule est utilisée. Au cours des dernières années, la ponctuation ouverte est devenue de plus en plus populaire dans les lettres complètes. Dans ce style, il n'y a généralement pas de ponctuation à la fin des lignes d'adresse. Cela signifie que chaque ligne de l'adresse peut être laissée sans ponctuation:
Société ABC
Rue ABC
Townville KY 40243
Toutefois, si vous préférez le style traditionnel, vous pouvez utiliser une virgule sur chaque ligne d’adresse, à l’exception de la dernière, qui correspond au style plus moderne d’écriture des adresses sur des lettres formelles.
Ponctuation dans une lettre commerciale européenne vs européenne
Les règles traditionnelles des États-Unis en matière de rédaction de lettres commerciales stipulent que les deux points doivent être utilisés après la salutation de la lettre commerciale; une virgule doit être utilisée après la clôture complémentaire. Ce style est appelé ponctuation mixte. En Europe, en revanche, une virgule est traditionnellement utilisée à la fois après la salutation initiale et la clôture complémentaire de toutes les lettres commerciales. Comme aux États-Unis, la ponctuation ouverte a commencé à être acceptée ici aussi.
Ponctuation dans le corps
Pour les formats de bloc, ou les formats dans lesquels chaque ligne commence à partir de la marge de gauche, la présentation a été légèrement modifiée. Le corps de la lettre reste justifié et une ligne vierge est laissée entre chaque paragraphe. La ponctuation dans le corps de la lettre doit être suivie conformément aux instructions de la grammaire et de la syntaxe. Le contexte du corps reste en grande partie le même, avec une déclaration d’objectif liminaire et des paragraphes ultérieurs exposant le contexte et les informations à l’appui. Ici, la ponctuation ouverte n'est pas utilisée.
Courriels professionnels
Les versions les plus récentes de Microsoft Office ont des modèles de lettre professionnelle dans lesquels le style d'écriture utilise principalement la ponctuation ouverte. Par exemple, Microsoft Office 2000 propose trois types d’assistants de lettre professionnelle qui peuvent être utilisés pour écrire les lettres de votre choix. Tout cela suit différents styles et règles de ponctuation.
