Les organisations utilisent des rapports de démarrage pour rendre compte de l'avancement de projets ou d'emplois particuliers après le début des activités. Les composants d'un rapport de démarrage varient en fonction du type de projet ou de travail évalué. Les auteurs d'un rapport initial choisissent parmi les éléments de base généraux qu'il convient d'inclure dans le document. Ceux-ci peuvent inclure une introduction, une section mettant à jour les progrès, une explication de la méthodologie d’évaluation, des sections sur la conformité, des détails financiers et des besoins supplémentaires. Le rapport peut se terminer par une évaluation sommaire et ses annexes.
Présentation du projet
Comme son nom l'indique, le rapport "de démarrage" décrit les progrès réalisés lors du lancement d'un projet. L'introduction fournit une description du projet et de son objectif. Elle peut inclure l'objectif de l'évaluation initiale et une copie des questions posées.
Méthodologie
Le rapport devrait expliquer la méthodologie utilisée. Il devrait fournir des détails sur les indicateurs utilisés pour mesurer le succès et sur la manière dont les données recueillies à partir de l'évaluation seront utilisées. Si des questions sont posées lors de l'évaluation, indiquez les sources des données, telles que les agents de projet, des documents et des enregistrements spécifiques.
Mise à jour en cours
La section de mise à jour des progrès peut suivre l'explication de la méthodologie. Les objectifs et activités qui respectent le calendrier et ceux qui ont été complétés à la date du rapport sont inclus dans cette section. Toute divergence ou modification par rapport au calendrier du projet est également comptabilisée dans la section mise à jour des progrès.
Détails de conformité
Si les activités du projet doivent être conformes aux réglementations ou aux directives de l'organisation, fournissez des détails sur la conformité dans une section séparée. Ceci inclut toutes les exigences fédérales, étatiques ou locales applicables que le projet doit respecter.
Détails financiers et besoins supplémentaires
Fournissez des détails sur la gestion financière du projet, y compris une évaluation de la conformité du projet au budget. La section suivante devrait décrire les besoins des responsables de projet pour poursuivre et terminer le projet, tels que les matériaux, l'équipement, les fournitures, la main-d'œuvre et des fonds supplémentaires. Expliquez comment ces besoins affectent les travaux futurs du projet.
Résumé
Une évaluation concise du projet à ce jour peut servir de résumé au rapport initial. La sommation peut inclure des recommandations pour des progrès continus.
Annexes
Les termes de référence utilisés dans le rapport, généralement désignés dans le corps du rapport par les termes de référence, sont définis en détail dans une annexe. Tous les documents pertinents relatifs au projet sont joints en annexe au rapport initial.
