Les entreprises engagent des dépenses régulières pour exploiter et entretenir leurs activités, ce qui s’inscrit dans un cycle de dépenses engagées et payées. La direction souhaite généralement minimiser les coûts d'acquisition et de gestion des stocks, des fournitures et des coûts par la société dans le cadre du cycle de dépenses.
La société dispose d’autres cycles, notamment un cycle de chiffre d’affaires qui suit les commandes des clients et les prévisions de ventes, et un cycle de production qui inclut les activités commerciales et les informations provenant du processus de fabrication du produit. Le cycle de dépenses d’une entreprise s’articule autour des informations provenant des stocks et des autres articles qu’elle doit acheter.
Le cycle de dépenses en action
Les informations circulent vers et depuis le cycle de dépenses. Le cycle de production et le cycle de vente fournissent des informations sur le moment et le montant qu'une entreprise doit dépenser en stocks supplémentaires, par exemple.
Les informations provenant du cycle de dépenses concernent le montant des nouveaux stocks reçus, le montant à payer et les dates d'échéance des paiements. Les entreprises utilisent généralement trois types d'opérations différents dans leur cycle de dépenses, à savoir un décaissement en espèces, un achat à crédit et un retour d'achat.
Expliquer le cycle d'achat
Une entreprise initie généralement un achat en préparant un bon de commande. Ce document est envoyé à un fournisseur, qui remplit la commande et prépare une facture en indiquant le numéro de la commande. Une fois que le fournisseur a expédié l'inventaire, l'entreprise destinataire enregistre le récépissé en le transmettant à son service de comptabilité, tout en plaçant les marchandises physiques dans une zone de stockage pour les vendre ou les transformer en d'autres marchandises.
Les entreprises doivent gérer leurs stocks en tenant le nombre d'unités en stock et en déterminant la vitesse ou la vitesse à laquelle ces articles se vendent. Au fil du temps, le service des achats peut estimer la fréquence à laquelle il doit passer une nouvelle commande d'achat ou une nouvelle commande de stock pour conserver en permanence des articles en stock.
Affichage des dépenses dans les états financiers
Lorsqu’une entreprise achète des stocks, elle l’affiche à titre de dépense dans son compte de résultat. Le moment de la dépense diffère selon que la société utilise la comptabilité d’exercice ou la comptabilité de caisse. Si la société achetait les stocks à crédit, vous verriez l'achat de stocks au bilan à la fois comme un actif et comme un montant à payer.
Solde des dettes
Dans le cadre du cycle de dépenses d'une entreprise, le solde de ses comptes fournisseurs peut continuer à croître, car elle dépense plus d'argent pour acquérir des stocks et des services. Chaque mois, la société effectue des paiements afin de réduire le solde de ses comptes créditeurs ou son dû aux fournisseurs.
Une fois que la société a payé une facture et réduit le solde de ses comptes créditeurs, le cycle de dépense est terminé. Les entreprises ont d’autres opérations dans un cycle, y compris un cycle de paie où une entreprise enregistre les salaires gagnés par les employés, puis émet des chèques de paie périodiques.
Un cycle de vente ou de revenu survient lorsque la société vend des biens ou des services, les fournit aux clients, établit une facture et reçoit le paiement. Un cycle de financement a lieu lorsqu'une entreprise émet des dettes, telles que des obligations de sociétés, puis les paye.
