Certaines entreprises exigent que les membres du personnel ou les visiteurs aient en leur possession une carte d’identité, généralement à des fins de sécurité ou de responsabilisation. Créer vos propres cartes peut être économique et pratique. Ne vous inquiétez pas - dans ce contexte, créer des cartes d'identité est légal. Pensez en termes de journaliste qui a obtenu un laissez-passer de presse d’une figure d’autorité pour avoir accès à une scène de crime, et non d’une personne mineure qui fabrique de fausses cartes d’identité pour entrer dans une boîte de nuit.
Le degré de détail des cartes de votre entreprise dépend généralement de la complexité de votre entreprise ou organisation. Pour fabriquer des cartes de base ou légèrement complexes, vous avez probablement déjà la plupart du matériel requis dans votre bureau ou votre magasin. Toutefois, si vous fabriquez de nombreuses cartes de membre ou si vous avez besoin de cartes d’identité hautement sécurisées, il est probablement sage, voire nécessaire, d’investir dans un programme ou une imprimante commerciale.
Créer des badges d'identification de visiteur de base
Si vous êtes propriétaire d'une petite entreprise ou dirigez une organisation à but non lucratif et avez rarement besoin de fournir des cartes d'identité aux visiteurs, l'utilisation de produits élaborés ou coûteux présente peut-être un intérêt limité. Dans certains cas, les économies de coûts sont la clé de la survie. Pour réduire les coûts, vous pouvez simplement distribuer des étiquettes de noms et des crayons autocollants et demander aux visiteurs d'écrire leurs propres noms. Les étiquettes conçues à cet effet ont un côté collant qui n'endommagera pas le tissu lorsqu'elles sont retirées d'une chemise ou d'une veste.
Création de cartes d'identité simples
En ce qui concerne les cartes d’identité du personnel, il est judicieux d’utiliser un objet durable pour un usage quotidien. Bien que vous puissiez concevoir des cartes à l'aide d'un traitement de texte standard, puis les transférer sur du papier épais approprié à l'aide d'une imprimante, elles doivent être protégées de l'usure ou des dommages éventuels à l'intérieur d'un porte-badge. Faites correspondre la taille de la carte au titulaire. Les porte-badges sont généralement livrés avec des pinces ou des aimants pour les maintenir en place sur une chemise ou une veste.
Lorsque vous créez des cartes individuelles pour les membres du personnel, incluez les informations pertinentes. Par exemple, vous pouvez choisir d'imprimer le nom ou le logo de l'entreprise en haut de la carte, de copier la photo de l'employé au centre et d'ajouter le nom et le titre de chaque personne ou le poste en dessous.
Utilisation du logiciel de carte d'identité
Plutôt que d'utiliser un traitement de texte, vous préférerez peut-être télécharger le logiciel de carte d'identité en ligne gratuitement ou avec un abonnement payant. Normalement, vous bénéficiez de davantage de fonctionnalités en effectuant une mise à niveau vers les versions logicielles payantes. Explorez donc les options. En plus de pouvoir ajouter les noms, les photos et les titres des titulaires de cartes, certains logiciels sont livrés avec des outils de conception pour ajouter des graphiques, une fonctionnalité permettant de gérer les enregistrements des titulaires de cartes et un support technique ou à la clientèle. La manière dont vous utilisez le logiciel variera en fonction de la marque, mais après l'avoir téléchargée ou lancée, vous devrez:
- Suivez les instructions pour sélectionner un modèle ou créer une conception personnalisée.
- Ajouter du texte et des formes
- Insérer des images et un code à barres, le cas échéant
- Enregistrez votre travail
- Imprimez ou commandez des cartes en ligne.
Comment choisir une imprimante d'identification commerciale
Les entreprises plus complexes qui émettent de nombreuses cartes de membre, telles que les centres de remise en forme ou les entreprises de haute sécurité limitant l'accès, devraient envisager d'investir dans une imprimante commerciale conçue pour la fabrication de cartes d'identité. Recherchez différentes machines d’impression de ce type pour en sélectionner une avec toutes les fonctionnalités requises par votre entreprise, telles que:
- Un code à barres ou une bande magnétique codée à utiliser avec des lecteurs de cartes ou à numériser pour déverrouiller les portes.
- Contrôle de proximité et d'accès pour autoriser ou interdire l'accès aux aires de stationnement, aux ascenseurs et aux bureaux.
- Une fonction recto verso vous permettant d’imprimer les informations du titulaire de la carte d’un côté et l’avis de non-responsabilité de votre entreprise de l’autre.
- Un programme capable d'importer des données et des photos depuis une base de données d'employés pour rendre le processus plus rapide et plus efficace.
- Support technique, de préférence en direct, 24h / 24 et 7j / 7.
Faire le plein d'accessoires
Une fois que vous avez décidé du type de carte d’identité que vous, vos collaborateurs, vos employés et vos visiteurs allez utiliser, recherchez les accessoires appropriés pour les accompagner.Vous aurez peut-être besoin de longes, de poignets, de porte-badges, de bobines ou de clips, ou de badges visiteurs uniques, par exemple. Pour renforcer la notoriété de votre marque, vous pouvez opter pour des accessoires personnalisés, tels que des longes comportant le nom de votre entreprise, les couleurs ou le logo de votre entreprise.
