Le département de la sécurité de l’emploi de l’Illinois (IDES) administre le programme d’assurance chômage de l’État. En vertu de la loi sur l’assurance chômage de l’Illinois, certains employeurs doivent verser au programme d’assurance chômage de l’État des cotisations trimestrielles, calculées en fonction de la masse salariale imposable de l’employeur. Les employeurs sont tenus de remplir le formulaire UI 3/40, Rapport sur les cotisations de l’employeur et les salaires, afin de pouvoir déclarer les salaires et payer les cotisations. L'État propose aux employeurs plusieurs options pour remplir et classer le formulaire.
Formulaire UI 3/40
Le rapport sur les cotisations et les salaires de l’employeur est un formulaire d’une page. L'Illinois fournit sur le site Web de l'IDES un formulaire électronique que les employeurs peuvent remplir et imprimer pour l'envoi. Le formulaire ne peut pas être enregistré. L’Illinois exige des employeurs de 250 employés ou plus au cours de l’année civile précédente qu’ils déposent leur rapport de cotisation et de salaire à l’aide de supports électroniques approuvés par IDES. Les employeurs peuvent utiliser Illinois TaxNet, un service en ligne gratuit qui leur permet de mettre à jour les informations saisies précédemment et qui effectue automatiquement des calculs. Les employeurs tenus de remplir le formulaire UI 3/40 pour signaler qu’aucun salaire n’a été payé peuvent utiliser le service Téléfilage en composant le 800 793-6860.
Filers requis
La loi sur l’assurance chômage de l’Illinois exige des employeurs qu’ils remplissent le formulaire UI 3/40 s’ils ont un ou plusieurs travailleurs situés dans l’Illinois qui ont été employés un jour de la semaine au moins pendant chacune des 20 semaines de l’année civile. Les employeurs sans le ou les employeurs qui ont versé un salaire de 1 500 $ ou plus au cours de la même période doivent également remplir le formulaire. L’Illinois exige également que les organisations qui choisissent de rembourser leurs employés pour des avantages sociaux utilisent le formulaire au lieu de verser des contributions à des régimes d’avantages sociaux. Les employeurs qui n'ont pas de salaire à déclarer pour le trimestre en cours, mais qui ont déjà versé des contributions, doivent remplir le formulaire et noter qu'ils ne paient pas de salaire pour le trimestre. L’Illinois dispense les employeurs des administrations locales et certaines organisations à but non lucratif de remplir le formulaire.
Instructions de formulaire
La page 2 du formulaire UI 3/40 répertorie les instructions pour compléter chacun des 10 éléments de ligne. Le formulaire requiert le nombre d'employés, les salaires payés pour le trimestre, les salaires gagnés qui dépassent le montant de base des salaires imposables et les salaires imposables. Les lignes 5a et b nécessitent des calculs différents pour déterminer le montant de la contribution requise pour les employeurs de moins de 50 000 employés et de 50 000 employés ou plus. Les employeurs notent les taux d’intérêt et les pénalités pour retard de paiement, ajoutent ou déduisent des trop-payés ou des trop-perçus antérieurs, et indiquent le montant total de la contribution après les calculs. Les employeurs complètent les éléments restants en indiquant les noms, numéros de sécurité sociale et salaires des employés au cours du trimestre. Le formulaire doit être signé par le propriétaire, l'agent autorisé ou une personne approuvée par IDES. Les employeurs peuvent utiliser des pages de continuation si nécessaire.
Réception et retour du formulaire
Le Department of Employment Security de l'Illinois envoie le formulaire UI 3/40 aux employeurs qui l'ont déjà fait. Le formulaire répertorie le nom et les informations de l’employeur, les employés du rapport du dernier trimestre et le taux à utiliser pour déterminer la contribution. Le formulaire doit être rempli et la contribution payée le dernier jour du mois suivant la fin du trimestre couvert par le formulaire. Le paiement tardif des contributions est soumis à des pénalités, des intérêts ou les deux. Les employeurs retournent le formulaire avec un chèque ou un mandat et le coupon de paiement en utilisant l’enveloppe fournie. Les employeurs peuvent payer des frais à IDES pour effectuer des paiements par carte de crédit ou de débit.
Ajustements et Corrections
Aucun ajustement ou correction ne peut être apporté sur le formulaire UI 3/40 actuel. Les employeurs doivent demander le formulaire approprié à la section de la ligne d'assistance aux employeurs de la division des recettes à Chicago. Les employeurs peuvent déposer des rapports supplémentaires ou modifiés pour les salaires omis ou sous-déclarés dans un classement antérieur.
