Dans le but de gagner du temps en passant d'une tâche à l'autre, de nombreuses entreprises mettent en lots divers processus, regroupant ainsi des processus similaires à la fois. Dans le traitement en lot des factures client, vous traiteriez plusieurs factures client en même temps. De même, lorsque vient le temps de payer des factures, vous pouvez regrouper toutes les factures que vous avez reçues des fournisseurs et les payer en une seule fois.
Plusieurs formes de traitement par lots
Les bases du traitement par lots sont les mêmes, il suffit simplement de répéter la même tâche au lieu de passer d’une tâche à l’autre. Le traitement par lots permet de gagner du temps et facilite le travail, car il s’agit d’une sorte de processus de chaîne de montage. En ce qui concerne la comptabilité, et le traitement des factures clients en particulier, il existe deux types distincts. Le premier type survient lors de l'envoi de factures et le second lors de la réception de paiements sur une facture que vous avez envoyée.
Traitement par lot des factures à envoyer
Le traitement des factures à envoyer peut être aussi simple que de créer les factures dans votre logiciel, puis de cliquer sur la case à cocher "à imprimer". Une fois que vous avez créé toutes les factures, vous pouvez les imprimer ou même les envoyer par courrier électronique en même temps. Une autre forme de traitement par lots vous permet de créer plusieurs factures en même temps s’il s’agit du même service mais de plusieurs clients. Les grandes entreprises peuvent imprimer par lots toutes les factures dans un travail d'impression séparé, exécuté la nuit.
Traitement des factures en lots reçues
L’autre forme de traitement par lots consiste à traiter plusieurs factures reçues par une entreprise au cours d’une journée donnée et à les traiter toutes ensemble en une seule opération de dépôt. Chaque payeur est crédité pour sa part, mais aux fins de la comptabilité, les factures sont additionnées et une seule écriture comptable est effectuée pour le montant total, plutôt que pour le traitement des montants individuels.
Le traitement par lots de factures est-il préférable?
Conserver les factures des clients pendant plusieurs jours jusqu'à ce que vous obteniez une grosse pile, puis les traiter et les envoyer en un seul lot peut être une erreur pour une petite entreprise, car cela peut retarder inutilement votre trésorerie et peser lourdement sur votre budget. Cependant, cela ne pose pas autant de problèmes pour une grande entreprise car le volume de factures clients serait plus important, ce qui réduirait le délai.
