En termes comptables, le mot "post" signifie enregistrer une transaction ou un ajustement aux comptes corrects, en affectant un débit à un compte et un crédit compensatoire à un autre. L'affichage peut être une tâche manuelle, effectuée uniquement sur papier. Cependant, dans le monde des affaires d'aujourd'hui, la plupart des opérations de comptabilité sont effectuées sur des ordinateurs. Dans ce cas, "comptabiliser" signifie entrer la transaction dans un logiciel, puis enregistrer la transaction afin que les comptes appropriés soient mis à jour.
Articles dont vous aurez besoin
-
Compréhension fondamentale des principes de comptabilité en partie double
-
Connaissance pratique du logiciel de comptabilité
Écriture de base en comptabilité
Assemblez tous les documents relatifs aux transactions à enregistrer. Généralement, il s'agit de factures de vos fournisseurs qui seront imputées sur les comptes créditeurs, de vos factures à vos clients qui seront imputées sur les comptes débiteurs, ou parfois d'ajustements dans le grand livre.
Déterminez les comptes qui seront débités et crédités lors de la publication. Par exemple, pour comptabiliser une dette en souffrance envers une autre partie, telle qu'une facture de votre fournisseur, un compte de charges ou un compte d'actif sera débité et un compte de passif sera crédité. Exemple: L'enregistrement d'une facture que vous devez à Acme Electricity pour 10,00 $ entraînera l'opération suivante: dépense pour services publics (compte de charges) 10,00 et comptes débiteurs (compte de passif) 10,00 crédits
Si vous comptabilisez la transaction manuellement, le processus comptable consiste simplement à écrire les numéros dans les pages du compte et à mettre à jour les soldes des comptes. Assurez-vous de mettre à jour tous les comptes associés.
Pour la publication informatisée, connectez-vous à votre logiciel et entrez le module approprié. Pour notre exemple de publication, le module s'appellera probablement Comptes fournisseurs. Selon les instructions de votre logiciel, entrez le numéro de compte ou le nom du compte de dépense (Dépenses utilitaires, pour notre exemple) et le montant à payer dans les champs appropriés.Votre logiciel vous demandera également une date d'échéance de paiement. Vous devrez peut-être également saisir des conditions de remise, le cas échéant. Celles-ci seront spécifiées sur la facture, le cas échéant.
Avant de poster, sauvegardez vos données et imprimez un rapport préliminaire. Comparez les données que vous avez entrées aux données de la facture et vérifiez les erreurs. Corrigez les données que vous avez entrées si nécessaire.
Une fois que vous êtes certain que toutes vos données sont entrées correctement, sélectionnez l’option dans votre programme de comptabilité d’enregistrer les données dans les comptes. Veillez à imprimer des rapports complets des données que vous avez enregistrées pour vos dossiers. Affichez les données de votre compte pour vous assurer que vos données sont correctement publiées.
Les transactions avec les comptes débiteurs sont comptabilisées de la même manière. Les comptes concernés sont généralement un compte de produit (revenu) et un compte d'actif (comptes débiteurs ou trésorerie). Exemple: votre facture de 200,00 USD pour les services de plomberie fournis à votre client serait enregistrée comme suit: Comptes recevables (compte d'actif) 200,00 USD Débit et produits des services de plomberie fournis (compte de produits) 200,00 USD
Conseils
-
Lors de l'enregistrement de plusieurs transactions, comme une pile de factures par exemple, exécutez une bande d'addition machine répertoriant le montant de chaque facture avec un total à la fin. Cela vous aidera à vérifier si vos données contiennent des erreurs avant de les publier.
Attention
Les transactions enregistrées directement dans votre grand livre général (également parfois appelé journal général) ne diffèrent pas beaucoup des comptes créditeurs ou des comptes débiteurs. Lorsque vous ajustez vos comptes directement, veillez à ne pas débiter et créditer dans la bonne direction. Une erreur courante consiste à débiter un compte que vous voulez créditer, et inversement à créditer de manière incorrecte le compte que vous avez l'intention de débiter. Ce type d'erreur d'affichage n'est pas difficile à corriger, mais frustrant quand même.
