Les contrôles internes fournissent un système de poids et contrepoids qui permet d’empêcher les erreurs de saisie, la fraude et le vol, intentionnels ou non. Un système de contrôle interne solide doit garantir qu'aucun employé ou groupe d'employés n'exerce trop de contrôle ou d'influence sur les flux de trésorerie, les données financières, les stocks et autres actifs de l'entreprise. Séparer les tâches autant que vous le pouvez est l’un des meilleurs moyens de protéger votre entreprise.
Séparer les tâches incompatibles
La séparation complète des tâches sépare les fonctions incompatibles - tâches ou activités qui permettent à un ou plusieurs employés de commettre et de dissimuler des erreurs, une fraude ou un vol. L’Institute of Internal Auditors identifie la garde des actifs, des autorisations et des approbations, ainsi que l’enregistrement et les rapports comme les trois principales catégories de tâches incompatibles. Selon l'IIA, les responsabilités du flux de travail devraient empêcher toute personne d'avoir à la fois accès à la comptabilité et à la comptabilisation de ses actifs financiers et physiques.
Prévenir le vol et la fraude
La paie et les achats sont deux domaines qui nécessitent une séparation des tâches. Dans le service de la paie, évitez les employés fantômes - une personne inscrite dans le système de paie mais qui ne travaille pas pour vous - en veillant à ce que la personne responsable de la collecte et de la gestion des informations personnelles et financières des employés ne traite pas également la paie. Protégez-vous contre les achats non autorisés et le favoritisme des vendeurs en séparant les tâches de saisie des commandes et des autorisations.
Réduire les erreurs
La séparation des tâches peut aider à réduire les erreurs non intentionnelles qui affectent votre résultat net. La nomination d'un chef d'équipe ou d'un superviseur chargé d'examiner et de comparer les transactions aux documents justificatifs, par exemple en comparant les cartes de pointage des employés à un rapport de paie, en est un exemple courant. De même que la saisie des commandes et les autorisations permettent d'éviter les vols et les fraudes, séparer ces tâches (et demander à la personne habilitée à l'autorisation de vérifier de nouveau les totaux) peut également réduire les erreurs de saisie.
Considérations relatives aux petites entreprises
Les petites entreprises n’ayant que quelques employés ou un budget d’embauche serré ne peuvent pas toujours réaliser une ségrégation complète. Dans ce cas, des contrôles d'atténuation sont essentiels. Même si les contrôles compensatoires sont de type "détective" plutôt que préventif, ils peuvent néanmoins fournir une assurance raisonnable que le ministère respecte les objectifs d'atténuation des risques. Par exemple, l'examen de rapports quotidiens et hebdomadaires, la rotation régulière des tâches, la réalisation de vérifications ponctuelles inopinées de transactions financières ou l'inventaire physique annoncé, ainsi que la planification d'audits internes semestriels constituent de bons contrôles de détection.
