Les fournisseurs (souvent appelés vendeurs) sont des personnes physiques ou des entreprises qui fournissent des matières premières, des produits finis ou des services à une autre entreprise ou entreprise. Pour maintenir des procédures d’achat efficaces, les responsables des achats et les propriétaires d’entreprise doivent revoir périodiquement leur liste de fournisseurs actifs afin de s’assurer que l’entreprise obtient le bon prix et le bon service. Les informations contenues dans un examen du rendement du fournisseur peuvent être utilisées comme norme de mesure pour évaluer de nouveaux fournisseurs potentiels ou comme analyse de rentabilisation pour changer de fournisseur. Une revue peut également être partagée avec un fournisseur dans le but d’améliorer les performances ou à titre de recommandation à d’autres clients potentiels du fournisseur.
Identifiez le fournisseur par son nom, son adresse et son numéro de téléphone. Cela peut être répertorié comme un en-tête ou peut simplement être contenu dans le premier paragraphe. Si la société compte plusieurs bureaux ou départements, veillez à identifier le département spécifique qui fournit votre société. Indiquez également des informations sur votre responsable de compte ou un autre contact au sein de l'organisation. S'il y a plus d'un contact, indiquez tous les contacts importants ainsi que leurs fonctions.
Expliquez la relation entre vos entreprises. Répertoriez les produits ou services que le vendeur vend à votre entreprise. Indiquez quand la relation a commencé. Liste des prix pour les articles et services régulièrement achetés. Expliquez toutes les garanties et indiquez les conditions de facturation. Quantifiez l'importance du fournisseur pour votre service des achats en termes de quantité que vous achetez chez lui par rapport à d'autres sociétés. Indiquez combien vous dépensez chaque année auprès du fournisseur et, pour les produits, indiquez le nombre d'unités de produit que vous achetez chaque année. Pour les relations suivies, vous pouvez comparer le volume d’achat pour cette période au volume d’achat des périodes précédentes.
Évaluez la performance du fournisseur. Incluez des informations sur le délai de livraison, la qualité de la livraison, la gestion des problèmes, la réactivité du personnel du fournisseur, les conditions, les garanties et le prix. Comparez les performances réelles du fournisseur aux performances promises. En outre, comparez les performances réelles de votre fournisseur par rapport aux performances standard de l'industrie (si vous pouvez trouver ces informations). Si vous évaluez un fournisseur pour la première fois et que le fournisseur a remplacé un ancien fournisseur, comparez le nouveau fournisseur par rapport à l'ancien.
Exprimez votre opinion, étayée par les faits exposés ci-dessus, sur la poursuite de la relation ou la recherche d'un nouveau fournisseur. Inclure les avantages et les inconvénients de chaque ligne de conduite.
Conseils
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Citez des exemples spécifiques de bons ou de mauvais services dans la mesure du possible.
Datez toujours votre document et signez-le pour que vous (ou les futurs employés) sachiez quand l'évaluation a eu lieu et qui l'a faite.
Utilisez des données spécifiques et prouvables dans la mesure du possible. "La société X est moins chère que la société C" est moins informative que "La société X facture 10% de moins que la société C pour un widget à quatre volets".
Attention
Ne tenez jamais compte des récompenses personnelles (cadeaux, billets d’événement ou repas) lors de l’évaluation des performances d’un fournisseur.
