Les employeurs utilisent le formulaire IRS W-4 d’un employé pour déterminer le montant de l’impôt fédéral sur le revenu à retenir sur son salaire. Ce formulaire fournit à l'employeur l'état civil et le nombre de personnes à charge réclamées par l'employé. L'employeur peut également retenir un montant supplémentaire, tel que spécifié par l'employé. Cette forme essentielle est généralement incluse dans les documents remplis par les employés nouvellement embauchés.
Exigences
Les employeurs sont tenus d’avoir au dossier un formulaire W-4 rempli pour chaque employé. Ce formulaire doit être rempli avant le début d’un travail et doit entrer en vigueur pour sa première période de paie. Les formulaires sont également disponibles en espagnol. Un employeur peut recevoir les formulaires W-4 par voie électronique.
Expiration
Les formulaires W-4 n'expirent pas; ils restent en vigueur jusqu'à ce que l'employé termine un autre cours W-4. Les employés qui ne sont pas tenus de percevoir des impôts doivent compléter un nouveau formulaire W-4 au plus tard le 16 février de chaque année. Si l'employé ne soumet pas à nouveau une demande W-4 en conservant son statut d'exempt, l'employeur devrait retenir l'impôt sur le revenu comme s'il était célibataire sans personne à charge.
IRS Review
L'IRS peut demander à inspecter les formulaires W-4 d'un employeur. Si l’IRS envoie un représentant au bureau de l’employeur, il examinera les formulaires W-4 originaux pour tout ou partie des employés de l’entreprise. L'IRS peut également demander à l'employeur de soumettre des copies papier ou électroniques des formulaires W-4 à des employés sélectionnés ou à l'ensemble de l'effectif. Après examen, l'IRS peut informer l'employeur qu'un employé n'a pas droit à la retenue qu'il a réclamée. L'avis envoyé par l'IRS informera l'employeur de la retenue retenue pour cet employé et de la date à laquelle l'employeur devrait passer à cette retenue.
Formes de remplacement
Un employeur peut utiliser une forme de son propre modèle comme substitut, à condition qu’il contienne le libellé exact du formulaire IRS W-4. Le formulaire de substitution est nécessaire pour répondre à toutes les exigences de l'IRS. Les formulaires W-4 conçus par les employés ne sont pas valides.
Les formulaires W-4 peuvent être téléchargés à partir du site Web de l'IRS ou commandés par téléphone au (800) 829-3676. Les formulaires peuvent également être achetés en vrac dans des magasins de fournitures de bureau.
