La petite caisse est tout sauf petite. C'est un fonds sérieux et utile que votre entreprise utilise pour des achats trop petits ou trop informels pour un chèque ou une carte de crédit. Que vous connectiez des pièces à un parcomètre ou que vous achetiez un rouleau de ruban adhésif d’urgence, un tiroir-caisse vous donne la possibilité d’accéder rapidement à l’argent à payer tout en documentant la transaction à des fins de comptabilité. La petite caisse constitue une partie de votre argent en caisse, mais elle inclut également tous les autres fonds facilement disponibles, tels que les sommes que vous n'avez pas encore déposées à la banque et les bandes de petits billets que vous utilisez pour changer de caisse..
Conseils
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La petite caisse est un fonds que votre entreprise conserve pour les petits achats, tandis que l’argent disponible est la somme de tous vos fonds disponibles.
Définition de l'encaisse
Le terme «argent en caisse» a en réalité une double signification. Il peut être utilisé littéralement pour désigner les billets et les pièces que vous pouvez dépenser, y compris le montant de votre petite caisse. Sur un bilan, toutefois, le même terme désigne non seulement l’argent physique, mais également tous les fonds liquides que votre entreprise a économisés et empruntés, y compris l’argent à la banque et les gros billets dans votre coffre-fort. Il s’appelle "encaisse" même si vous n’avez pas d’argent physique, car cette terminologie le distingue des actifs qui ne sont pas réellement disponibles, tels que les comptes débiteurs ou le nombre dans la colonne "actifs" de votre bilan, qui représente: montants que vous attendez toujours que vos clients paient.
Définition de petite caisse
La petite caisse est une somme que votre entreprise conserve pour couvrir les achats payés en espèces plutôt qu’avec un chèque ou une carte de crédit. Créer un fonds de petite caisse avec un journal et un fonds de caisse, ou un montant standard de fonds de départ, permet à votre entreprise de suivre les petits achats qui pourraient autrement échouer, tels que le paiement de quelques centimes d’affranchissement à votre facteur. sur une lettre avec timbres insuffisants.
Comment fonctionne la petite caisse
Pour créer un fonds de petite caisse, commencez par un flottant de petite caisse ou une somme d'argent qui couvrira les besoins de votre petite caisse à court terme pendant une durée raisonnable, telle qu'une semaine ou un mois. La somme doit être assez importante pour payer vos petits achats au comptant, mais suffisamment petite pour donner un sens à l'achat de petites caisses plutôt qu'à d'autres types de dépenses. Si vous vous rendez au magasin de fournitures de bureau pour trouver des papiers et des trombones plusieurs fois par semaine, vous devriez envisager de dresser une liste et d’acheter de plus grandes quantités de fournitures de bureau à la fois. Alternativement, vous pourrez peut-être ouvrir un compte auprès du magasin de fournitures de bureau afin de pouvoir payer tous vos petits achats ensemble.
La plupart des entreprises gardent leurs fonds de petite caisse dans une boîte ou un récipient dédié, tel qu’une caisse en métal ou une grande enveloppe. Quoi que vous utilisiez, il devrait être assez volumineux pour votre argent et votre journal d’argent, et il devrait être facile d’accès. Si vous utilisez une boîte en métal, vous pouvez la verrouiller, en fonction de la culture de votre entreprise et du nombre de vos employés. Bien qu'il soit important de ne pas inviter de vol d'employé, la somme que vous conservez dans votre petite caisse est par définition très petite, et votre fonds comportera également un journal permettant de voir facilement s'il manque de l'argent.
Votre configuration de petite caisse devrait également utiliser un journal qui suit les fonds entrants et sortants. Utilisez un bloc-notes, un petit carnet ou même un morceau de papier avec une feuille de calcul générée manuellement. Vous pouvez facilement trouver des modèles en ligne pour un journal de petite caisse, bien que vous ne puissiez probablement pas les imprimer sur un bloc-notes ou un cahier. Votre journal de petite caisse devrait comporter une colonne pour la date et une autre pour le détail des dépenses, telles que ce que vous avez acheté et le lieu où vous avez dépensé votre argent. Il devrait également indiquer un décompte cumulé avec le montant de départ, le montant que vous avez retiré pour votre achat et le montant restant dans votre fonds après avoir dépensé de l'argent.
Autres types de trésorerie d'entreprise
La différence entre les fonds en caisse et la petite caisse se résume à l'endroit où vous conservez l'argent et à son utilisation. La petite caisse appartient à votre petite caisse ou à votre enveloppe. D'autres types de liquidités peuvent être conservés dans un tiroir, un coffre-fort, une caisse enregistreuse ou même à la banque si vous utilisez la définition comptable de "liquidité", qui mesure la liquidité de votre entreprise plutôt que les dollars physiques que vous conservez à portée de main.
- Fonds de caisse: Si vous exploitez une entreprise de vente au détail, vous obtiendrez probablement de l’argent comptant, même si vous effectuez la majeure partie de vos transactions sur des cartes de crédit. Les factures dans votre caisse enregistreuse comprendront non seulement les gains en espèces du jour, mais également la somme que vous gardez dans la caisse pour faire de la monnaie aux clients. Votre caisse de départ devrait être composée de petits billets, bien que vous puissiez vous retrouver avec des factures surtout plus grosses d’ici la fin de la journée au fur et à mesure que vous prenez des factures plus importantes des acheteurs. Votre caisse de départ devrait être suffisante pour ne pas vous épuiser à la fin de la journée ou à chaque fois que vous allez à la banque pour obtenir plus de monnaie. Cependant, il ne devrait pas être tellement difficile d’attacher les sommes dont vous pourriez avoir besoin pour d’autres dépenses.
- Argent non déposé: Même si vous exploitez une entreprise qui gère beaucoup d’argent, il est peu probable que vous alliez à la banque et le déposiez tous les jours. Il est préférable de conserver les fonds non déposés dans un lieu sûr sur votre lieu de travail. Vous pouvez acheter un coffre-fort dans un magasin de fournitures de bureau pour un investissement relativement petit ou au moins un investissement faible par rapport à la valeur des fonds que vous allez probablement stocker dans le coffre-fort. Il est toutefois judicieux de déposer votre argent au moins une fois par semaine, car les entreprises responsables consignent la totalité de leurs revenus et dépenses et un compte bancaire est plus fiable qu'un journal de caisse pour documenter ces transactions.
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Soldes de compte bancaire: Bien que les sommes figurant sur vos comptes bancaires ne soient pas des espèces, elles représentent des fonds disponibles pour votre société. Vous pouvez dépenser l'argent que vous avez déposé en dépenses de fonctionnement quotidiennes telles que le matériel, le loyer et la masse salariale. Lorsque vous effectuez l'une de ces dépenses, vous convertissez votre encaisse à la banque en un autre type d'actif commercial. Vous pouvez également utiliser vos soldes de vérification et d’épargne pour rembourser le principal de vos prêts. Ces paiements ne sont pas nécessairement
convertir en actifs, mais ils tiennent toujours compte de la valeur nette exprimée par votre bilan, mais en réduisant le montant des passifs que votre entreprise doit.
Pourquoi l'argent est roi
Le vieil adage des affaires dit que l’argent est roi, et cette sagesse fait référence à la réalité incontournable que l’argent liquide vous donne le pouvoir et la souplesse nécessaires pour tirer parti des opportunités et des urgences sur le terrain. Votre entreprise ne sera pas en mesure d'acheter l'inventaire dont vous aurez besoin pour vos revenus futurs, à moins que vous n'ayez l'argent pour le payer. Vous pouvez utiliser le crédit commercial jusqu'à un certain point, mais si vous ne gagnez pas d'argent pour rembourser les sommes que vous avez empruntées, ce n'est qu'une question de temps avant de manquer d'options. Que votre argent provienne de votre petite caisse ou de votre compte courant, il assure le bon fonctionnement de votre entreprise et vous évite les ennuis.
