Tout moyen légitime de réduire vos impôts est le bienvenu et peut vous aider à être plus rentable à la fin de l'année. L’une des déductions les plus utiles est votre allocation pour l’utilisation commerciale de votre véhicule personnel - ou de vos véhicules d’entreprise -, mais enregistrer tous ces trajets de manière traditionnelle, sur papier, est assez fastidieux. Les applications de suivi de kilométrage peuvent vous aider en réduisant le temps et les efforts nécessaires pour enregistrer vos trajets, vous permettant ainsi d'être plus productif.
Pourquoi les entreprises suivent le kilométrage
Il existe autant de raisons de suivre le kilométrage que d'entreprises, mais la plus fondamentale est de garder un œil sur vos dépenses déductibles. Un journal de kilométrage bien tenu peut permettre de faire de grosses économies avec l’impôt, ce qui vaut le coût minimal d’une application. Il y a aussi des avantages moins évidents. Si vous maintenez une flotte de véhicules de livraison, par exemple, consultez les journaux du compteur de kilométrage pour savoir lequel de vos conducteurs planifie le plus efficacement son itinéraire. Vous pouvez utiliser ces connaissances pour aider vos conducteurs moins expérimentés ou moins analytiques à mieux utiliser vos véhicules.Si vous maintenez une force de vente sur le terrain, leurs journaux vous donnent une idée de la vigueur et de l'agressivité de chaque vendeur. Les journaux de suivi des kilomètres peuvent même vous aider à suivre le ratio de conduite d'une ville à l'autre pour les véhicules de votre entreprise, ce qui vous permet de contrôler plus précisément le moment où vous les entretenez et les remplacez.
Règles de l'IRS pour le suivi du kilométrage
L'IRS a beaucoup de règles sur ce que vous pouvez et ne pouvez pas déduire. Votre trajet du matin n'est pas déductible, par exemple, mais le kilométrage parcouru entre le bureau principal et les bureaux satellites l'est également. Tout kilométrage que vous faites lors des conférences, des sites clients ou des sessions de formation obligatoires est également déductible. Pour réclamer vos frais de kilométrage, vous devez suivre la date et le but de chaque voyage, ses points de départ et d'arrivée, le kilométrage de début et de fin, ainsi que les frais de stationnement, péages ou autres frais que vous engagez. Vous avez deux options pour demander la déduction: utilisez le taux de kilométrage standard fixé chaque année par l'IRS ou suivez vos coûts réels. Le tarif standard inclut les indemnités d'entretien et d'amortissement, vous ne pouvez donc pas les réclamer séparément. Si vous ne savez pas quelle option utiliser, suivez vos dépenses réelles pour une période donnée et comparez-les au taux standard. Le suivi des dépenses réelles représente beaucoup plus de travail, ce qui constitue une bonne raison d'utiliser une application de suivi, mais dans certains cas, cela peut vous donner une déduction plus importante.
Les meilleures applications de suivi de kilométrage
La plupart des applications de suivi du kilométrage suivent le même schéma, en utilisant le GPS de votre téléphone pour enregistrer automatiquement les points de début et de fin de votre voyage. Une fois que vous avez entré une destination, les applications s'en souviennent et la enregistrent automatiquement pour vous ultérieurement. Les différences entre eux résident dans les détails les plus fins et dans la qualité de l'interface.
Mile IQ: Mile IQ est célèbre pour sa simplicité d'utilisation. Il enregistre automatiquement chaque voyage et vous les triez en affaires ou en personnels en balayant vers la gauche ou vers la droite. Vos données de voyage sont automatiquement sauvegardées dans le nuage. Ainsi, vous ne perdrez pas votre journal si votre téléphone est perdu ou cassé. Vous pouvez afficher vos données et générer des rapports sur tout ordinateur ou appareil mobile. Il existe une version gratuite de l'application qui permet d'effectuer jusqu'à 40 voyages par mois. Vous pouvez également acheter la version Premium au mois ou à l'année, selon vos besoins.
Triplog: Si vous avez besoin d'un outil plus robuste, Triplog pourrait tout à fait convenir. Que vous ayez besoin de suivre votre propre voiture, une équipe de vente dans des véhicules personnels ou un parc appartenant à l'entreprise ou toute combinaison de ces éléments, Triplog a ce qu'il vous faut. La version Enterprise, pour la gestion de flotte, échangera des données directement avec des programmes de comptabilité tels que Quickbooks ou Concur. Pour les utilisateurs plus exigeants, l'interface de programmation d'applications, ou API, de Triplog permet de personnaliser l'utilisation des données du programme.
Hurdlr: Hurdlr a une option pour presque tous les entrepreneurs, que votre argent provienne d'un concert de covoiturage ou d'une flotte à part entière. La version gratuite de l'application est adaptée à une utilisation occasionnelle ou à une activité secondaire. La version payante Premium ajoute des rapports améliorés et la possibilité de définir vos propres heures de travail. Elle arrête de suivre vos trajets lorsque vous cessez de travailler et, comme Triplog, une Version d'entreprise et une API pour les opérateurs de flotte et les utilisateurs expérimentés. Mieux encore, il calculera automatiquement vos impôts nationaux et fédéraux en temps réel pour que vous sachiez toujours où vous en êtes.
Mile Catcher: Si vous ne faites que commencer et que votre budget est serré, Mile Catcher pourrait bien être votre nouveau meilleur ami. La version gratuite de l'application offre une journalisation illimitée des trajets et des rapports illimités tout au long de la vie. Vous avez donc tout ce dont vous avez besoin pour créer votre nouvelle entreprise. Au fur et à mesure de l'évolution de vos besoins, vous pouvez passer à la version Premium, qui offre de nombreuses fonctionnalités supplémentaires, notamment l'accès à toutes vos données via le portail Web de la société, la classification automatique des trajets répétés, la classification en bloc rétroactive des trajets jusqu'à 60 jours plus tard, et vous permettant de: déléguez la gestion de votre compte à un comptable ou à un administrateur.
Quickbooks Indépendants: Si vous utilisez déjà l'édition pour indépendants du programme de comptabilité très répandu Quickbooks, un journal de kilométrage puissant fait partie du package. Il surveille et enregistre vos voyages comme tout autre outil de suivi du kilométrage, mais comme il fait partie de votre suite de comptabilité globale, il peut effectuer d’autres tâches extrêmement utiles, telles que l’ajout du coût d’un voyage spécifique à la facture que vous générez pour ce client. Il gère également toutes vos autres dépenses déductibles et suit vos paiements d’impôts trimestriels pour vous. Si vous optez pour le forfait avec ImpôtRapide, vous pouvez transférer de manière transparente vos informations de kilométrage sur votre calendrier C.
