Une bonne préparation des factures commerciales augmente les chances que votre entreprise soit payée pour ses produits ou services à temps. Une approche complète de la facturation peut également vous aider à conserver de meilleurs enregistrements et à maintenir votre budget sur les rails.
Créer un formulaire normalisé
Créez un modèle de facture commerciale comprenant des catégories pour toutes les informations pertinentes. Le formulaire à remplir doit inclure le papier à en-tête ou le logo de votre entreprise et ses coordonnées, y compris les numéros de téléphone et de télécopie, ainsi que les adresses de courrier électronique et de site Web. Incluez des emplacements pour indiquer la date de la commande et la date de facturation, le nom ou le numéro de code du vendeur et le numéro de licence ou le numéro d'identification fiscale de votre fournisseur, le cas échéant. Créez des colonnes qui vous permettent de renseigner les quantités, les descriptions et les prix des articles vendus, ainsi qu’un poste pour l’ajout de la taxe sur les ventes et le calcul d’un total. Laissez un espace pour les notes.
Être spécifique
Lors de l'énumération des services ou des articles vendus, soyez précis. Incluez des références, des codes de référence ou des descriptions qui indiquent clairement à vous et à votre acheteur le contenu de la facture. Décomposer le travail horaire et inclure une description des services fournis. Cela vous permet de suivre l’inventaire et le produit du travail et permet au client de voir une liste détaillée de ce qui lui est facturé. En cas de litige, la facture peut dissiper les malentendus et vous aider à éviter les retards de paiement. Si un numéro de commande ou un code d'autorisation de l'acheteur a été impliqué dans la transaction, incluez-le également.
Aller en ligne
Créez une version électronique de votre facture commerciale pour rendre les processus de facturation plus rapides et plus efficaces. Les factures générées électroniquement et envoyées par courrier électronique peuvent également faire l'objet d'un suivi efficace, en particulier si vous demandez un «accusé de lecture» afin de savoir quand le destinataire a reçu et ouvert le document. Cela évite des réclamations potentielles d'une facture perdue dans le courrier. Si vous émettez des factures papier, incluez une enveloppe affranchie pour encourager le paiement rapide.
Fournir des options de paiement
Notez sur la facture quand le paiement est dû et indiquez les pénalités ou les frais pour retard de paiement. Incluez des instructions sur le mode de paiement de la facture, telles que les options en ligne, les chèques d’entreprise, les chèques de banque, les mandats ou les cartes de crédit professionnelles. Indiquez le numéro direct à votre service comptable dans le cas où un client souhaite effectuer un paiement sous forme de virement bancaire ou de carte de débit par téléphone.
