Les lettres d'affaires formelles nécessitent un protocole spécifique, quelle que soit l'intention de la lettre. Dans la plupart des cas, une lettre commerciale doit être succincte et brève, et correspondre généralement à une page. Bien que vous deviez utiliser un style d'écriture clair et formel, il existe plusieurs cas dans lesquels l'utilisation d'abréviations est appropriée pour économiser de l'espace et du temps.
Préfixes et honorifiques
Les deux préfixes et honorifiques devraient être abrégés dans la salutation et ailleurs dans la lettre. Par exemple, une lettre commerciale commencerait par "Cher M. Johns" et non par "Cher Monsieur Johns". Les pluriels de tous les préfixes et honorifiques sont également abrégés, tels que "Messieurs" pour plusieurs destinataires masculins et "Mses" pour plusieurs destinataires féminins.
Noms de société
L'en-tête et "l'adresse interne" comporteront tous les deux des noms de société - celui de l'expéditeur et celui du destinataire. Il peut ne pas être approprié d’abréger une partie du nom de la société à moins que le nom de la société ne soit enregistré avec une abréviation. Par exemple, si la société est enregistrée sous le nom "Motts, Inc.", vous pouvez utiliser "Inc." dans l'adresse intérieure sans épeler "Incorporated". De même, ne remplacez pas "&" par "et" sauf si cela fait partie du nom de la société.
Adresses
Contrairement au recto d'une enveloppe, l'état doit être précisé lorsqu'il fait partie de votre en-tête, de votre en-tête ou de votre adresse interne. Par exemple, si la société du destinataire est à Seattle, l’adresse intérieure se lirait comme suit: "Seattle, Washington 98101".
Abréviations couramment utilisées
Un post-scriptum, qui est une déclaration supplémentaire après la clôture d'une lettre, est toujours exprimé par l'abréviation "P.S." Si vous incluez des documents supplémentaires avec votre lettre, il est acceptable de les indiquer soit en écrivant "Enveloppes", suivies du nombre de documents, soit en abrégant "Enc.". ci-dessous votre signature. RSVP est une abréviation acceptable lorsque vous demandez au destinataire de répondre à votre lettre.
Sujets et dactylographes
Le sujet d'une lettre commerciale peut être indiqué en dessous de la date avec l'abréviation "Re" pour "Concernant", suivie d'un bref exposé du sujet. Si une lettre est signée de la part de quelqu'un d’autre, l’abréviation "p.p." peut être utilisé. Par exemple, si une secrétaire écrit une lettre au nom de son employeur, le dactylographe peut la signer et l'accompagner de sa signature avec "p.p.". et ajoutez le nom de son employeur en dessous. Le "p.p." signifie la phrase latine "per procurationem". L'abréviation "cc" signifie traditionnellement "copie conforme", mais peut également signifier "copie de courtoisie". Dans les deux cas, il indique que plusieurs copies d’une lettre ont été envoyées et nomme les personnes à qui ces copies ont été envoyées.
