Une lettre commerciale donne le ton pour les interactions futures. Lorsqu'un client potentiel reçoit une lettre commerciale, il se fait immédiatement une idée de l'auteur et de son organisation. Si la lettre est trop désinvolte, l’écrivain peut paraître peu sincère ou peu professionnel. Une écriture trop formelle peut intimider ou aliéner le lecteur. Une lettre bien organisée et bien écrite créera une première impression positive.
Bien organisé
Chaque lettre commerciale répond à un objectif ou à une tâche spécifique. Il peut s'agir d'une demande d'informations, d'une réponse à une demande d'informations ou de la soumission d'une proposition. Le premier paragraphe énonce le but de la lettre. Il répond aux questions du journaliste: qui, quoi, quand, où et pourquoi. Les paragraphes restants soutiennent cet objectif avec différents points - qualifications, attributs, caractéristiques. Le dernier paragraphe réaffirme cet objectif et décrit clairement les attentes de l'auteur. Le rédacteur utilise des phrases de transition appropriées pour s’assurer que toutes les parties de la lettre s’enchaînent sans heurts.
Clair et concis
Une bonne lettre d’affaires fournit toutes les informations pertinentes de manière claire et concise. L'auteur utilise un ton et un langage appropriés. Il garde le vocabulaire simple et évite d'utiliser un langage technique ou abstrait pour impressionner le lecteur. Il fait varier la durée des phrases, en évitant les longues phrases trop compliquées. Cependant, il ne se limite pas à des phrases courtes et instables. Dans la mesure du possible, il utilise la voix active au lieu de la voix passive.
Bien structuré
Chaque lettre commerciale suit le format et les exigences de police de l'entreprise.Dans un format de bloc, la lettre entière est justifiée à gauche et à simple interligne, à l'exception d'un double espace entre les paragraphes. Le format de bloc modifié suit le style de bloc, mais positionne la date et la fermeture au centre. La plupart des lettres commerciales comprennent la date, l'adresse intérieure, la formule de salutation, la ligne d'objet, la fermeture gratuite, la signature et les pièces jointes. Si la lettre est plus courte ou plus longue que la moyenne, le rédacteur apporte les ajustements nécessaires à l'espacement vertical.
Sans erreur
Avant d'envoyer une lettre, l'auteur lit le premier projet à voix haute. C'est un excellent moyen de vérifier si la langue vous semble maladroite ou peu naturelle. Il utilise un dictionnaire et un cahier d'écriture pour vérifier l'orthographe, la grammaire et la ponctuation. Alternativement, il peut utiliser la fonctionnalité de vérification orthographique et grammaticale de son programme de traitement de texte. Il vérifie le nom, le titre et l'adresse du destinataire.
