Cela n'arrive pas souvent, mais parfois un bénéficiaire n'encaisse jamais un chèque. Qu'un employé oublie le chèque de paie ou qu'un fournisseur cesse ses activités, un chèque périmé peut créer un problème de comptabilité. Créez une politique comptable pour contacter les détenteurs de chèques périmés après une période spécifiée. Définissez un autre délai pour radier le chèque périmé. Si votre état est soumis aux lois sur les biens non réclamés, demandez à ce que votre comptabilité enregistre une dette envers l'État.
À propos des chèques datés
Contrairement à la croyance populaire, un chèque n’excède jamais vraiment. Une banque n'est pas tenue d'encaisser un chèque s'il s'est écoulé plus de six mois après la date du chèque. Toutefois, la banque est libre d’honorer un chèque périmé, quelles que soient les restrictions énumérées sur le chèque. De nombreux États ont des lois sur la propriété non réclamées qui obligent les entreprises à remettre les fonds non réclamés à l'État plutôt que de simplement radier la dépense.
Contacter le bénéficiaire
Définissez une politique pour contacter les propriétaires de chèques non réclamés. Il peut sembler idiot de demander à un bénéficiaire d'encaisser un chèque, mais cela vous fera gagner du temps en matière d'administration et de comptabilité et vous facilitera la tâche. Décidez des intervalles de contact, par exemple six mois et un an. Pour vous assurer que vous pouvez mettre en œuvre cette stratégie, demandez à la comptabilité de collecter les informations de contact - telles que le numéro de téléphone, l'adresse e-mail et l'adresse physique - avant de procéder au paiement des chèques.
Inverser le chèque
Fixez un délai pour la suppression des chèques périmés dans votre manuel de politique comptable. Le calendrier exact est à vous, mais un an ou deux ans sont des points de repère courants. Pour effacer le chèque, débitez le compte de caisse et créditez le compte de dépenses initial. Par exemple, supposons que vous ayez payé 100 $ à un fournisseur pour des fournitures il y a un an et qu'il n'ait jamais encaissé le chèque. Pour inverser le chèque, débitez 100 USD en espèces et 100 USD en fournitures de crédit.
Enregistrer une responsabilité
Si votre État a des lois sur les biens non réclamés, vous devrez peut-être remettre l'argent à l'État au bout d'un certain temps. Si une loi sur les biens non réclamés s'applique, définissez une politique pour créer un nouveau passif afin de comptabiliser le montant dû à l'État. Par exemple, si le chèque de fournitures de 100 $ est soumis aux lois sur les biens non réclamés, vous devrez débiter le compte de passif des biens non réclamés de 100 $ et payer les fournitures de crédit de 100 $. Lorsque vous remettez les fonds à l'État, débitez le compte de passif de 100 USD et créditez-le de 100 USD.
