Les accords de confidentialité protègent les intérêts des employeurs et sont fortement recommandés dans un certain nombre de professions exigeant que les employés préservent la confidentialité des informations et des données sensibles auxquelles ils ont accès. Il est courant que les employeurs exigent des accords de confidentialité signés chaque fois qu'un employé commence un nouvel emploi ou est promu à un poste de niveau supérieur avec un meilleur accès à des documents confidentiels. La confidentialité est importante dans certains postes et à certains niveaux d'emploi où le risque de fuite d'informations pourrait nuire considérablement à la réputation et à la rentabilité de l'organisation.
Personnel des ressources humaines
Les personnes qui occupent des postes de ressources humaines se voient confier une quantité énorme d'informations concernant les candidats à un emploi, leurs employés actuels et leurs anciens employés. Les informations sur les employés incluent les documents d'admissibilité à la sécurité sociale et à l'emploi, les informations de contact personnelles et les informations médicales. Les recruteurs et les spécialistes de l'emploi ont accès aux données privées concernant le travail et l'historique des salaires des employés, ainsi qu'aux informations sur les références des candidats et les informations financières, dans les entreprises où des vérifications des antécédents sont requises pour l'emploi.
Les gestionnaires de la rémunération peuvent être impliqués dans la planification stratégique de la rémunération, qui devrait également rester secrète. Les spécialistes de la rémunération et des avantages sociaux devraient être tenus de préserver la confidentialité des salaires, rémunérations et primes. Dans le domaine des ressources humaines, il est largement admis que tous les employés des ressources humaines doivent adhérer aux mesures de confidentialité. Cependant, un accord de confidentialité signé est également requis. Cela prouve que le membre du personnel reconnaît et comprend parfaitement à quel point la confidentialité doit être préservée, ainsi que les conséquences de la divulgation d'informations confidentielles sur les employés.
Le personnel informatique
Les employés de votre secteur des technologies de l’information (TI) ont accès à un nombre illimité de sources d’information; par conséquent, la confidentialité est un impératif pour les informaticiens. En fonction de leur position dans l'entreprise et de leur niveau d'expertise technique, les informaticiens peuvent accéder aux enregistrements financiers de l'entreprise, aux données de rémunération et aux lecteurs de sécurité réseau. Il est naturel de demander au personnel informatique de respecter les règles en matière de confidentialité et de maintenir la confiance tout au long de son mandat et au-delà.
Les accords de confidentialité pour les employés informatiques peuvent être complexes car ils nécessitent une connaissance spécialisée du domaine. Ces accords de confidentialité doivent inclure un verbiage décrivant la nature confidentielle des données, ainsi que tous les moyens par lesquels les employés informatiques peuvent accéder aux données. Un accord de confidentialité pour un employé informatique est idéalement élaboré par une personne ayant une connaissance approfondie de la manière dont les processus informatiques permettent aux employés d'accéder aux données et de la façon de modifier et de reconfigurer les données et les systèmes.
Personnel exécutif
À l'instar des employés des services informatiques, les dirigeants de l'entreprise ont accès aux informations en raison de leurs tâches et de l'autorité qui leur est conférée dans leurs rôles au sein de l'entreprise. Un dirigeant peut demander des informations à un employé de n'importe quel département et les recevoir sans poser de questions. Les dirigeants de la société ont également accès à des informations sur la planification stratégique et les changements organisationnels. C'est pourquoi de nombreux contrats de travail pour les cadres contiennent une clause de confidentialité. Une clause de confidentialité au niveau de la direction interdit également aux dirigeants hautement rémunérés et puissants de se livrer à des actions et à des comportements susceptibles d’affecter les normes, les pratiques et la réputation d’une entreprise.Pour les sociétés cotées en bourse, ce type de clause de confidentialité est particulièrement important compte tenu de l’impact que pourrait avoir une décision de la direction sur la valeur des actions, la valeur et le succès global de la société.
Personnel de recherche et développement
La confidentialité des données relatives à la recherche, au développement de produits et à d’autres informations confidentielles est attendue des employés et ingénieurs en recherche et développement, ainsi que du personnel des ventes et du marketing. Pour certains employeurs, le succès de l’organisation repose sur la capacité de lancer de nouveaux produits et services avant qu’un concurrent ne puisse atteindre le marché souhaité. Des accords de confidentialité pour le personnel occupant des postes directement ou indirectement liés à la concurrence commerciale protègent les actifs de la société. Ils découragent également les employés de travailler sur des projets clandestins ou de collaborer avec des concurrents à des fins personnelles.
