L'Internal Revenue Service permet aux contribuables de déduire les dépenses liées à l'utilisation d'une voiture ou d'un camion à des fins professionnelles. Vous pouvez choisir d’annuler les coûts réels liés à l’utilisation d’un véhicule à des fins professionnelles, mais la plupart des gens choisissent de bénéficier de la déduction pour kilométrage standard, qui était de 56 cents par mile en 2014. Mais vous ne pouvez pas simplement deviner vos milles d’affaires. L'IRS vous oblige à tenir des registres pour prouver que les miles que vous déduisez sont exacts et servaient vraiment à des fins commerciales.
Exigences IRS
La réglementation de l'IRS pour les contribuables qui choisissent de déduire le taux de kilométrage standard requiert un journal indiquant «le kilométrage parcouru, la destination et le but professionnel». Vous n'incluez pas ce journal avec les formulaires d'impôt que vous avez soumis à la fin de l'année, mais vous devez le conserver. comme preuve si l’IRS remet en question votre déduction pour kilométrage, ou si vous avez déjà été audité. Votre journal devrait inclure suffisamment d'informations pour satisfaire l'auditeur. Par exemple, si vous enregistrez cela le 12 janvier, si vous avez conduit 9 km pour vous rendre à une réunion avec un client, soyez prêt à prouver que la distance était en réalité de 9 km. Et votre objectif déclaré doit inclure suffisamment de détails pour que l'auditeur puisse déterminer qu'il s'agissait d'un voyage d'affaires légitime.
Miles que vous pouvez déduire
L'IRS définit également ce qu'il considère comme un kilométrage déductible pour les entreprises. Par exemple, vous ne pouvez pas déduire les miles entre votre domicile et votre lieu d’affaires. Mais vous pouvez déduire la distance entre deux lieux d’affaires différents. Vous pouvez déduire le kilométrage parcouru entre votre bureau et les bureaux des clients avec lesquels vous appelez, même si votre bureau est à votre domicile. Si vous vous rendez à une conférence ou à une réunion ou si vous participez à un séminaire qui vous sera bénéfique pour votre entreprise, cela constitue une déduction pour entreprise. Si votre voyage combine des objectifs professionnels et personnels, vous ne pouvez déduire que la partie affaires du voyage. Par exemple, si vous vous rendez au bureau de poste pour envoyer des documents à un client, puis passez à l'épicerie pour aller chercher le dîner, vous ne pouvez déduire que le kilométrage associé au trajet, et non à l'épicerie.
Enregistrements électroniques
Les applications pour smartphones, tablettes et ordinateurs personnels automatisent le suivi du kilométrage professionnel. Ces applications vous permettent de saisir des informations clés, telles que votre destination et le but de votre voyage, et elles calculent le kilométrage. Beaucoup de ces programmes vous permettent d'exporter les données dans un tableur. Vous pouvez également installer un logiciel de positionnement global dans votre voiture pour garder une trace de tout votre kilométrage. Cependant, comme le note un article de 2006 du New York Times sur les logiciels de suivi, les logiciels peuvent être sujets à des problèmes techniques et à des pannes matérielles. Il est donc essentiel de procéder à des sauvegardes régulières de vos données.
Documents écrits
L'un des moyens les plus simples de suivre le kilométrage consiste à conserver un journal écrit dans votre voiture - dans un carnet ou sur un formulaire de journal de kilométrage que vous imprimez à partir de votre ordinateur ou que vous achetez dans un magasin de fournitures de bureau. Prenez l’habitude d’enregistrer vos lectures de compteur kilométrique de début et de fin chaque fois que vous utilisez votre voiture à des fins professionnelles, ainsi que de noter le but professionnel du voyage. Remplissez les informations pour chaque voyage et faites le total des miles à la fin de l'année. Vous pouvez également utiliser d’autres documents, tels que l’impression d’itinéraires ou de cartes, comme sauvegarde de vos déductions kilométriques.
